10 أسباب لماذا تذهب المشاريع فوق الميزانية

إحصائيا ، 85 في المائة على الأقل من كل مشروع يتخطى الميزانية إلى حد ما. هذا غالبا ما يرجع إلى أحداث غير متوقعة خارجة عن سيطرة الإنسان. لحسن الحظ ، يمكنك التأثير في الصعاب في صالحك إذا كان لديك وعي بما يمكن أن يحدث. من خلال ترك غرفة في ميزانيتك للحصول على خطة طوارئ غير متوقعة وتطويرها ، يمكنك تقليل احتمال نفاد الأموال.

قلة خبرة قائد المشروع

قد تعني قلة خبرة قائد المشروع أنه يمكن إساءة إدارة أي جانب من جوانبه عن غير قصد ، بما في ذلك الميزانية. في حين أنه من الصحيح أن هناك أول مرة في كل مهمة ، فإن قائد المشروع الجديد على مسؤوليات المركز قد يواجه عقبات أكثر من شخص لديه خبرة كبيرة في رؤية المشروع من البداية وحتى النهاية. يحتاج قادة مشروع Neophyte لمزيد من التوجيه والإشراف طوال العملية ، أو على الأقل ، موجه يمكن الوثوق به لتقديم مشورة حكيمة وموضوعية.

ضعف التواصل / إدارة شؤون الموظفين

من أجل تطوير المشروع ، يجب أن يكون الاتصال الدقيق وفي الوقت المناسب حاضراً في جميع المراحل. يحتاج قائد المشروع إلى التعبير بوضوح عما هو مطلوب وما يحدث مع الموردين والمقاولين وطاقم العمل وطاقم العمل والإداريين. وبالمثل يحتاج أفراد الطاقم / أعضاء الفريق إلى التواصل الجيد فيما بينهم. سوء التفاهم أثناء التخطيط والتنفيذ يؤدي إلى عدم تنفيذ المهام بشكل صحيح. قد يؤدي تصحيح الوضع إلى تأخير الوقت وتجاوزات الميزانية. يجب على الزملاء إبقاء بعضهم البعض محدّثًا طوال العملية لمساعدة الجداول الزمنية المتوقعة على التقارب والتكاليف غير المتوقعة في حدها الأدنى.

خطأ بشري

يتراوح الخطأ البشري من النقطة العشرية المحذوفة أو المفقودة في الميزانية العمومية إلى المعدات أو اللوازم غير الصحيحة التي يتم طلبها. بغض النظر عن الشكل الذي قد يتطلبه الأمر ، يمكن أن تكون الأخطاء مكلفة. يمكن التخفيف من معظم أشكال الخطأ البشري من خلال أخذ لحظة للتحقق من المستندات والأوامر ومراجعة أي تغييرات فور حدوثها.

خسارة من خلال الأضرار أو خلل

عند تعطل المعدات الرئيسية في الموقع ، أو تلفها أثناء التركيب أو فشلها في العمل على النحو المنشود ، يجب إعادة ترتيبها أو استبدالها أو إصلاحها لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح. كل من هذه الحالات يمكن أن تكون نفقات غير متوقعة للميزانية المخصصة. يجب وضع نسبة مئوية من كل ميزانية مشروع مقدما لمنع تحويل الأموال من الاحتياجات المدرجة في الميزانية (تصل إلى 30 في المائة).

قضايا العلاقة بين البائعين

يمكن أن تؤثر مشاكل مع المقاولين الخارجيين أو البائعين أو الموردين على ميزانية مشروعك. استخدم فقط الباعة الذين يتمتعون بسمعة ممتازة لكونهم يتمتعون بالموثوقية والخبرة. إن الافتقار إلى الاحترافية وعدم القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية والأعمال الرديئة سيعني تحديد موقع بائع آخر أثناء المشروع ودفع رسوم جديدة للتعاقد مع بديل.

موظف التغيب

يمكن أن تحدث درجة معينة من الغياب بسبب المرض أو الطوارئ ، ولكن إذا كانت مفرطة ، فإنها ستعرقل نجاح المشروع. يجب أن يتم استثمار الأفراد الذين يتم اختيارهم لقيادة مشروع بشكل كامل شخصيًا حتى يتم الانتهاء منه واختياره بعناية من قبل الإدارة. إذا كان لابد من استبدال الموظفين في منتصف المشروع ، فمن المرجح أن يكون التأخير بسبب منحنى التدريب / التعلم الذي يجب أن يخضع له الشخص الجديد. إذا ضاع عدد من الموظفين ، ولم يتم استبدالهم ، فسيكون إكمال المهمة المطروحة أكثر صعوبة مع قلة عدد الأشخاص الذين لديهم واجبات أكثر.

ضعف العمل

ينبغي ألا تكتمل المهام المعينة في الوقت المناسب فحسب ، بل ينبغي أن يتم تنفيذها بشكل جيد. يتسبب الأداء الضعيف في العمل الذي يتطلب أكثر من تعديل أو مراجعة واحدة في تكبد أموال أكثر بسبب متطلبات العمل الإضافي ، ويمكن أن يؤدي إلى إجهاد أي ميزانية. يمكن وجود المهنيين ذوي الخبرة والمهارة في مشروع جعل كل الفرق.

العوامل البيئية

لا يمكن فعل الكثير حول الطقس القاسي أو الكوارث الطبيعية. يمكن تهميش المشروع بشكل غير متوقع وغير محدود بسبب الظروف التي تمنع أعضاء الفريق من الوصول إلى الموقع ، أو تأخير تسليم الإمدادات أو ينتج عنها خسارة جزئية أو كلية. إن التعافي من هذا النوع من النكوص ليس أمرا بسيطا ، ولكن تخصيص المال للتأمين في مراحل التخطيط الأولية للمشروع هو أمر حكيم.

نقص البصيرة

سوء التخطيط هو المسؤول عن معظم النقص في الميزانية. وبعبارة بسيطة ، عندما يتم تخصيص عدد أقل من الأموال اللازمة للمشروع ، فمن المؤكد أنه سيلزم المزيد من الأموال لرؤية المشروع حتى اكتماله. عدم فهم ما هو مطلوب ماليا لمهمة ، من الرواتب إلى التكاليف العامة ، يمكن أن يؤدي إلى نفاد الأموال في المراحل المبكرة.

ضعف تخصيص الموارد

يجب استخدام الأموال المقررة بحكمة لتجنب الإنفاق الباهظ في المناطق غير الحيوية. إن إنفاق الكثير من الأموال في منطقة واحدة وعدم وجود ما يكفي في منطقة أخرى يمكن أن يعرض المشروع بأكمله للخطر ، خاصة في شركة صغيرة ذات أموال محدودة. أحد الأمثلة على ذلك هو بناء / ترميم مطبخ تم فيه خفض التكاليف باستخدام مواد أرضية أرخص من أجل توفير أجهزة ذات حد أقصى عالية الجودة. بعد تركيب فلور ، تم تسليم الأجهزة. تم إتلاف الأرضيات المتدنية عندما تم جلب الأجهزة ، ويجب الآن ترتيب الأرضيات الجديدة. لم يتأثر المخطط الزمني فحسب ، بل الميزانية أيضًا. كان الاختيار الأفضل هو ترتيب الأرضيات والأجهزة ذات الجودة العالية وبأسعار معتدلة للحفاظ على الميزانية تحت الاختبار والمشروع في الموعد المحدد.