10 قواعد لسلوك اجتماع العمل السليم

إن الالتزام بآداب السلوك المناسبة لاجتماع العمل يحدد الاحترام بين المشاركين في الاجتماع ، ويساعد على بدء الاجتماع وينتهي في الوقت المحدد ، ويعزز مناخًا من التعاون. إن غياب آداب السلوك وسوء التخطيط هما من الأسباب الرئيسية وراء فشل العديد من اجتماعات الأعمال. قم بتعليم موظفيك قواعد اجتماع العمل لضمان أن اجتماعات عملك فعالة.

1. الوصول مبكرا (لا أعذار)

الوصول إلى موقع اجتماع العمل قبل 15 دقيقة على الأقل. هذا يدل على الاحترام ويسمح لك بالعثور على مقعد والحصول على موقع قبل بدء الاجتماع.

2. اتبع جدول الأعمال

ينبغي لرئيس الاجتماع أن يعمم جدول أعمال اجتماع على كل مشارك قبل أسبوع واحد على الأقل. ينبغي للمشاركين الاتصال بالرئيس للتعبير عن أي مخاوف بشأن جدول الأعمال قبل 48 ساعة على الأقل من الاجتماع. عندئذ سيكون لدى الرئيس والمشارك المعني وقت لتحديد ما إذا كان يلزم إجراء التغييرات. يجب أن يذكر جدول الأعمال أيضًا أوقات بداية ونهاية الاجتماع أيضًا.

3. كن على استعداد تام

ينبغي على كل مشارك الحضور إلى الاجتماع بكل المواد والبيانات التي يحتاجها وفهم موضوع الاجتماع. الغرض كله من الاجتماع هو مناقشة الموضوع في متناول اليد. لقد أهدرت وقت الجميع إذا لم تكن مستعدًا للمساهمة.

4. خذ فترات راحة منتظمة

ينبغي أن يكون للاجتماعات استراحة كل ساعتين لضمان استمرار تركيز المشاركين. استهدف فترات راحة لمدة 20 دقيقة تقريبًا ، وتناول الوجبة حوالي 30 دقيقة.

5. اتبع قانون اللباس

ينبغي أن يشير الرئيس إلى نوع الملابس المطلوبة للاجتماع ، سواء كان عرضيًا تجاريًا أو رسميًا ، ويجب على المشاركين اتباع هذه القاعدة. من المفيد تقديم قائمة تمثيلية للزيَّات ، حيث قد يكون لدى المشاركين وجهات نظر مختلفة حول ما هو العمل الرسمي أو الرسمي الرسمي. على سبيل المثال ، عند إدراج الاجتماع كمسؤول رسمي ، يمكنك الإشارة إلى أن القميص المقلوب والسراويل الكاكي كافية.

6. تحدث في Turn

الحفاظ على تنظيم الاجتماع من خلال التحدث فقط عندما يكون لديك الكلمة. اطرح أسئلة خلال فترة الأسئلة المحددة ، وارفع يدك ليعترف بها الرئيس على أساس الكلمة. لا تقاطع أي شخص أثناء التحدث أو طرح سؤال.

7. الاستماع ، استمع حقا

قد تجد أن العديد من الأسئلة لديك حول موضوع يتم الرد عليها من خلال محتوى الاجتماع. الاستماع بانتباه إلى الاجتماع وتدوين الملاحظات. يعد الاستماع الفعال أمرًا محترمًا ويعطيك قاعدة صلبة لصياغة استجابتك.

8. الحفاظ على الهدوء

تجنب العادات العصبية مثل النقر على قلم على الطاولة ، مما يجعل الأصوات مسموعة مع فمك ، أو سرقة الأوراق أو النقر على قدميك على الأرض. هذا يشتت انتباه المشاركين الآخرين ويجعلك تبدو قلقًا ، حتى لو لم تكن كذلك.

9. كن مهذبا مع هاتفك

قم بإيقاف تشغيل هاتفك الخلوي قبل بدء الاجتماع. إذا كنت تتوقع مكالمة عاجلة ، فاضبط الهاتف ليهتز ويتعذر من الاجتماع إذا جاءت المكالمة. ما لم تتم الموافقة على أجهزة الكمبيوتر المحمولة للاجتماع ، قم بإيقاف تشغيلها وخفض الشاشة حتى لا تعيق أي شخص رأي.

10. لا تجلب الضيوف

لا تجلب الضيوف غير المعلنة للاجتماع. إذا كان لديك شخص ما ترغب في إحضاره إلى أحد الاجتماعات ، فيجب عليك الاتصال بالرئيس للحصول على إذن لإحضار ضيفك. إذا لم يتم منح الإذن ، فلا تجلبه.