10 نصائح لرجال الأعمال البريد الإلكتروني الاتيكيت

استبدل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري جميع المراسلات ذات النسخ المطبوعة ، ولكن هذا لا يعني أن هذا النهج الأسرع للتواصل يجب أن يكون أقل احترافًا من نظيره التقليدي. قد يكون آداب التعامل مع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل أكثر من متطلبات البريد العادي ، خاصة عندما يتعلق الأمر باستخدام ميزات البريد الإلكتروني مثل Forward و CC و BCC.

استخدام خط الموضوع إعلامي

لا يقتصر اختيار سطر الموضوع المناسب على جذب الانتباه إلى بريدك الإلكتروني فحسب ، بل هو أيضًا طريقة ذكية لجذب الانتباه إلى الموضوع قيد البحث وتجنب الارتباك. إذا كنت تكتب لتحديد موعد لمكالمة جماعية ، فإن "Con Con" ليس سطرًا جيدًا للموضوع. "الاتصال عبر المؤتمر مع مستودع جو" يمنح المستلمين مزيدًا من المعلومات ويسهل البحث في البريد الوارد والملفات المرجعية عندما تحتاج إلى استرداد شيء ما في المستقبل.

كن حكيمًا في إرسال إلى الخط

يدرك أي شخص شارك في سلسلة بريدية لا تنتهي "الرد على الكل" أنه لا يحتاج الجميع إلى نسخها على كل بريد إلكتروني طوال الوقت. عند تحديد من الذي يجب أن يستلم بريدك الإلكتروني ، اسأل نفسك عما إذا كان هذا الشخص يحتاج حقًا إلى التواجد في الحلقة. إذا كنت تقوم بجدولة اجتماع مع المدير التنفيذي الخاص بك ، وبكل الوسائل ، فقم بنسخ مساعدك ومساعد رئيسك للمساعدة في تنسيق العملية ، ولكن لا داعي للتكرار في الآخرين ما لم يكن لديهم مصلحة في الاجتماع أو نتائجه.

تعرف من سي سي

بالطبع ، هناك أوقات يكون فيها مناسبًا لـ CC أو تنسخ عدة أطراف أخرى. يتضمن هذا عندما يكون البريد الإلكتروني:

• العثور على أوقات لاجتماع المجموعة

• طلب مدخلات حول فكرة أو مشروع المشروع

• الحفاظ على شخص مثل مدير المشروع في حلقة المحادثة

يستخدم العديد من الأشخاص ميزة CC في البريد الإلكتروني للنشاط التجاري لإثبات للآخرين أنه يتم اتخاذ إجراء. على سبيل المثال ، إذا اتصلت بزبون محتمل ، فيمكنك أن تجعل رئيسك في العمل يشير إلى أن التفاعل يسير على نحو جيد أو مجاملة.

استخدام Blind Copy في المقام الأول للحصول على خصوصية المستلم

إن النسخ الأعمى هو أكثر أهمية من المنطق وليس مسألة آداب السلوك ، ولكن هناك وقت ومكان لاستخدامه ، خاصة كميزة خصوصية. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا كبيرًا لمجموعة ، فافعل ذلك لمجموعة من العملاء ، يسمح لك استخدام ميزة BCC بالاحتفاظ بقائمة المستلمين خاصة. ومع ذلك ، لا تسيء استخدام الميزة عن طريق التكرار في أطراف غير مناسبة لمحادثة تبدو خاصة.

كن حذرا مع الأمام

تعتبر ميزة "إعادة التوجيه" للبريد الإلكتروني طريقة بريد إلكتروني مريحة وخطيرة في الأعمال التجارية إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح. عند إعادة توجيه رسالة إلكترونية ، اقرأ محتويات الرسالة بأكملها بعناية ، خاصة إذا كانت سلسلة ، قبل الضغط على "إرسال". في رسائل المجموعة ، يتم أحيانًا إضافة أو إسقاط المستلم ، خاصةً إذا كان هناك محادثة مستمرة ذات طبيعة حساسة. لا ترغب في إعادة توجيه أي شيء يعرض محادثة أو مادة غير مخصصة لأعينهم دون قصد.

لا تستخدم رد روتيني على الكل

مثل "CCs" و "Forward" التي لا تنتهي ، يمكن أن تكون ميزة "الرد على الكل" مفيدة أو مزعجة. ضع في اعتبارك ما إذا كنت تحتاج حقًا إلى الرد على كل شخص في رسالة بريد إلكتروني جماعية أو إذا تم إسقاط الأطراف غير المشتركة من السلسلة. هذا أمر حيوي بشكل خاص عندما تتعامل مع قوائم مجموعات البريد الإلكتروني.

المرفقات المرجعية في البريد الإلكتروني الخاص بك

يجعل البريد الإلكتروني من السهل مشاركة المستندات والعروض التقديمية والشرائح والصور بسرعة. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بإعادة توجيه أحد المرفقات ، تقوم معظم الأنظمة بإسقاط المرفقات بعد جولة واحدة أو جولتين لتوفير مساحة على الخادم. إذا كنت ترسل مرفقًا لشخص ما ، فأرجعه في بريدك الإلكتروني وتحقق مجددًا من أنه مرفق قبل الإرسال.

التوقف عن قول "نعم"

وتوقف عن قول "لا" أيضًا. البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هو طريقة سريعة لطرح أسئلة سريعة على الزملاء ، وفي حين أنه قد يكون من السهل الرد بسرعة أو لا ، تأكد من أن إجابتك واضحة ولا تحتاج إلى توضيح. إذا طرح شخص ما سؤالين في بريد إلكتروني واحد ، فقم بالرد بإجابتين وجعل رسالتك دقيقة.

مراقبة niceties الأساسية

لا تزال الاحترافية مطلوبة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، خاصةً عندما تقوم بإرسال رسائل إلكترونية إلى العملاء أو العملاء ، وعند التعامل مع مشكلات خدمة العملاء الحساسة. على وجه الخصوص ، يجب أن تبدأ المحطة الأولى من سلسلة البريد الإلكتروني بتحية مثل "مرحباً" أو "عزيزي". استخدم كتلة توقيع في نهاية بريدك الإلكتروني تتضمن العنوان ومعلومات الاتصال بك أيضًا.

لا تسيء استخدام ميزة الأولوية العالية

لا تكن الصبي الذي بكى الذئب من خلال وضع علامة على كل شيء "عاجل". إنه أمر مزعج ، وزملائك وزبائنك سينمون للاستياء منه. إن تغيير جدول الأعمال للاجتماع مع رئيس مجلس الإدارة الذي يبدأ في غضون خمس دقائق أمر ملح. الكعك مجاني في غرفة الاستراحة يوم الجمعة المقبل ليست كذلك.

عندما يتعلق الأمر بالمراسلات التجارية ، فمن الأفضل دائمًا أن نخطو إلى جانب الاحترافية وبروتوكولات المراسلات التقليدية أكثر مما يمكن أن نواجهه كقلب أو قذر.