10 طرق لتحسين الكتابة في مكان العمل
يمكن لمهاراتك في الكتابة أن تساعد في نمو أعمالك. كلما كان التواصل على الورق أفضل ، من خلال رسائل البريد الإلكتروني والقطع المنشورة مثل النشرات الإخبارية والمقالات ، كلما زاد عدد الأشخاص الذين يفهمون رؤيتك والتقدم الذي تحرزه تجاه تحقيق هذه الرؤية في الحياة.
استخدم الكلمات التي تشير إلى الناس
ضع الناس في كتاباتك كلما أمكن ذلك. اكتب "المديرين" بدلاً من "الإدارة". استخدم كلمات مثل "أنت ، هم ، السيد روبرتس" أو "الموظفين" بدلاً من الأفكار التجريدية مثل "القوى العاملة" ، "إلى من يهمه الأمر" ، "الضابط المسؤول "أو" الأطراف المعنية. "نسعى إلى تضمين إشارات لأشخاص محددين لإضفاء طابع إنساني على كتاباتك.
قطع Jargon
قد تتطلب صناعتك الكثير من العبارات أو الكلمات الرئيسية ، ولكن كلما أمكن ذلك ، استخدم المصطلحات المعقدة لمصلحة التعبير العادي. على سبيل المثال ، يمكن ببساطة إعادة صياغة عبارة مثل "منهجيات منسقة" "العمل معًا". يميل Jargon إلى إبعاد كتابتك عن القارئ ، لذا يمكنك إيجاد طرق أبسط لتوضيح نفس الشيء الذي يقوله المصطلح. إذا كان يجب عليك استخدام المصطلحات ، فشرحها بوضوح قدر الإمكان.
فوائد مقابل الميزات
ركز كتابتك على فوائد للقارئ بدلاً من تفاصيل حول موقعك أو منتجك أو قضيتك. اشرح بوضوح سبب استفادة القارئ مما تكتبه وتتبعه من خلال توضيح تلك الفوائد.
التفقير
قسّم النص إلى أكبر عدد ممكن من الفقرات. يمكن للكتل الثقيلة من النص غير المنقطع أن تخيف القارئ وتتسبب في تخطي معظم ما تكتبه. يجب أن يكون لكل فقرة موضوع واحد. إذا وجدت نفسك تضيف موضوعًا في فقرة ، فابدأ موضوعًا جديدًا.
اكتب لجمهورك
ضع جمهورك في اعتبارك أثناء الكتابة. تتطلب قطعة للمهندسين لغة مختلفة كثيرًا عن قطعة لعملك الإنتاجي. فكّر في قرائك أثناء الكتابة واختر الكلمات التي يمكن فهمها.
استخدم نقاط نقطية
ليس عليك كتابة جمل لكل ما تريد قوله. إذا كان بإمكانك تجميع عدة أفكار رئيسية وإدراجها كنقاط ، فأنت توفر استراحة بصرية في النص الخاص بك وتخفيف الملل لقرائك من الخوض من خلال الجملة بعد الجملة.
Varies Sentence Length
اتبع جمل قصيرة مع جمل طويلة. يمكن أن يساعدك تغيير مدة الجملة على الحفاظ على اهتمام القراء. حاول الانتباه إلى إيقاع ما تكتبه عن طريق تنظيم فقراتك بمجموعة متنوعة من أطوال الجمل. يمكنك حتى تضمين عبارات تحتوي على كلمة واحدة أو كلمتين. على سبيل المثال ، "قال قسم خدمة العملاء أنه مشغول جدًا لمساعدة العميل. تخيل ذلك."
استخدام الرؤوس و Subheads
فصل النص الطويل باستخدام العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية. يمكنك وضع هذه بالخط العريض بحيث يكون لدى القارئ إشارات بصرية متنوعة. يستطيع هذا القارئ أيضًا الرجوع وإعادة قراءة الأقسام التي تم تمييزها بوضوح بالعنوان.
تلخيص في البداية والنهاية
أخبر قرائك عما سوف تتحدثون عنه ، وقدم تلك المواد ثم لخص ما قلته. يمكن أن تؤدي المقدمة والنتيجة إلى توجيه وجهة نظرك ومساعدة القراء على تذكر ما كنت تحاول نقله.
استخدم التكرار
لا تخف من تكرار نفسك. لا بأس أن أقول شيئًا أو ثلاث طرق. هذا يساعد على ضمان أن يقرأ جميع القراء وجهة نظرك ، خاصة إذا كان التكرار يستخدم لغة مختلفة عن الجملة الأصلية.