5 خطوات لعملية الاتصال في مكان العمل

بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا ، من المحتمل أنك ستنفق الجزء الأفضل من كل يوم للتواصل - التواصل مع موظفيك ، والعملاء ، والعملاء المحتملين ، والبائعين ، وكذلك من يعرف من هم الآخرين. لذا ، يبدو أن فكرة ذكية لتحديث الذاكرة الخاصة بك عن الخطوات الخمس في عملية الاتصالات ، بحيث يمكنك صقل مهاراتك. نشر المهندس الكهربائي كلود إلوود شانون ما أصبح يعرف باسم "الأم" لجميع نماذج الاتصالات في مجلة الرياضيات في عام 1948. أفكاره تعيش ، ممزوجة مع بعض التحديات المعاصرة ، التي يواجهها أصحاب الأعمال الصغيرة في كثير من الأحيان في مكان العمل.

صياغة فكرة

بالنسبة للعديد من أصحاب الأعمال ، فإن صياغة فكرة للرسالة هي أسهل خطوة في عملية الخمس خطوات ، لأن هناك قوة دافعة. غالبًا ما تندرج الرسالة تحت فئة "الأخبار الجيدة" (" أعطي لك عرضًا ترويجيًا! ") أو فئة الأخبار غير الجيدة (" لقد قدم هذا العميل الخاطئ شكواك الأخرى ".)

تحدي لصاحب العمل الصغير: بمجرد أن تسخر انتباه شخص ما ، قد يكون من المغري إضافة مسائل أخرى إلى الطاولة أيضًا. لكن لا تخاطر بتخفيف أو تضييق رسالتك. التمسك بموضوع واحد والحفاظ على التركيز بشكل مباشر عليه وحده.

تشفير وتطوير الرسالة

"الترميز" هو طريقة أخرى لقول تحويل أو ترجمة فكرة إلى رسالة. إذا كنت قد فكرت ، "أنا أعرف ما أريد أن أقول ، أنا لا أعرف كيف أقول ذلك "، ثم ربما كنت عالقة في خطوة الترميز. يمكن أن يكون الأمر أكثر تعقيدا مما يعتقده العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة.

تحدي لصاحب العمل الصغير: خذ وقتك في هذه الخطوة المهمة ، وكما يفعل الكتّاب في كثير من الأحيان ، "تحدث" في طريقك من خلال البقع القاسية. اختر كلماتك بعناية ، مع تحديد كلمات وشروط واضحة ومباشرة. تجنب الأسئلة الخطابية التي قد تربك المتلقي لرسالتك.

رسالة تسافر على وسيط

أولاً ، تحتاج إلى تحديد الوسيط الأنسب لرسائلك قبل إرسالها. تحدث معظم الاتصالات عبر وسائل الإعلام البصرية أو السمعية. فكر في اجتماع وجهاً لوجه ليكون مزيجًا من الاثنين ، والذي قد يكون مثاليًا لأغراضك ، حيث يمكنك تعزيز كلماتك من خلال الإشارات غير اللفظية.

تحدي لمالك الشركة: فكر في البيئة التي يوجد فيها الوسيط. يمكن أن تتداخل مع تفكيك دقيق لرسالتك. على سبيل المثال ، إذا كانت البيئة شديدة السخونة أو صاخبة أو غير ذلك ، عليك إعادة النظر في اختيارك.

يتلقى المستلم ويفك الرسالة

ليس هناك شك في أن هذا يمكن أن يكون الخطوة الأكثر خطورة في عملية الاتصال. وإذا كنت تختار اجتماعًا وجهاً لوجه مع أحد الموظفين أو العملاء ، فمن المحتمل أن تدرك هذه الحقيقة ، والثانية التي ترى فيها صورة من الالتباس تغسل على وجه المستلم.

تحدي لمالك الشركة الصغيرة: تذكر أن تضع التركيز حيث تنتمي: على تفسير المستلم لرسالتك. (ببساطة ، لقد كان لديك دورك ، والآن هو ملكه.) وقد يطرح أسئلة لأنه يحاول تفسير الرسالة وتحليلها وفهمها ، ولكن ليس دائمًا. أعطيه القليل من الوقت للقيام بذلك.

ردود الفعل من المستلم يختتم العملية

تعتبر التعليقات حاسمة في عملية الاتصال المكونة من خمس خطوات لأنها تساعد على ضمان فهم الرسالة بشكل صحيح. في اللقاءات المباشرة ، يمكن تقديم التعليقات على الفور ، والتي توفر ميزة. قد يتم تفضيل التواصل المكتوب والاستجابة (كما هو الحال في البريد الإلكتروني) من قبل أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يدعون الصحافة على الوقت. لكن بين احتمال التأخير والكلمات والتركيز غير الصحيحين ، يمكن أن يقلل من نوايا صاحب العمل الأفضل.

تحدي لصاحب العمل الصغير: حتى إذا كان المتلقي يميل برأسه إلى اتفاق - ودائماً علامة جيدة - خذ الخطوة الإضافية لطلبه إعادة صياغته لصالحك. هذه هي مهارة الاستماع النشطة ، التي توصف ، لأنها يمكن أن تخفف من انقطاع الاتصالات. لم يكن من صنع كلود إلوود شانون ، لكن من المحتمل أنه كان سيوافق على أسلوبه الواضح. كان يعرف ، فضلاً عن أي شخص ، كم من العوائق يمكن أن تتداخل مع نشاط الاتصال البسيط "ثنائي الاتجاه".