5 خطوات في خطة اتصالات المشروع في إدارة المشاريع
اتصالات المشروع هي جهد منسق من قبل جميع أعضاء الفريق ، من مدير المشروع المسؤول عن الرسالة الشاملة وكيف يتم تسليمها ، إلى أعضاء الفريق الفرديين الذين يساهمون في العملية. تتبع خطط الاتصالات الخاصة بالمشروع الأسئلة الأساسية حول من سيتلقى المعلومات ، وما هي المعلومات التي يجب إبلاغها ، وكيف سيتم نشر المعلومات ، وعدد المرات ، وأخيراً من سيكون مسؤولاً عن تقديم المعلومات في فريق المشروع.
جمهور
يجب أن يحدد فريق المشروع جميع الجماهير التي ستتلقى الاتصالات. في شركة كبيرة ، تتباين اتصالات مشروع تكنولوجيا المعلومات المقدمة إلى الفرق الفنية والتنموية بشكل كبير من المعلومات المقدمة إلى الإدارة العليا أو الإدارة الوسطى أو الموظفين الإداريين. أﻣﺜﻠﺔ أﺧﺮى ﻣﻦ ﺟﻤﺎهﻴﺮ ﻣﺨﺘﻠﻔﺔ ﺿﻤﻦ ﻣﻨﻈﻤﺔ آﺒﻴﺮة هﻲ ﻣﻮﻇﻔﻴﻦ ﻳﺘﻢ ﺗﻌﻴﻴﻨﻬﻢ ﻹﺟﺮاء اﺧﺘﺒﺎر ﻟﻠﻤﺴﺘﺨﺪم اﻟﻨﻬﺎﺋﻲ أو ﻟﻜﺘﺎﺑﺔ وﺛﺎﺋﻖ اﻟﻤﺴﺘﻌﻤﻞ
احتياجات المعلومات
سواء تم توزيع الاتصالات فقط على الفرق الفنية أو الفنية ، أو مخاطبة جمهور أوسع ، يجب إعداد كل رسالة يتم تسليمها لجمهور مستهدف محدد. إذا كان هناك عدد من الجماهير المختلفة ذات الاحتياجات المختلفة ، فيجب أيضًا تغيير محتوى كل رسالة للمتلقين المقصودين. مثال في تكنولوجيا المعلومات سيكون اتصالات المواصفات الفنية التي سيتم تسليمها للمطورين. ولن يتم تسليم هذه المعلومات نفسها إلى جميع مختبري أنظمة المستخدم النهائي ، بل هم المسؤولون عن الوثائق فقط.
وسائل الإعلام
على الرغم من أن الاتصالات الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني قد تكون أكثر وسائل الاتصال كفاءة ، إلا أنها ليست دائمًا الأكثر فاعلية في اتصالات معلومات المشروع أو لتقديم التدريب. يجب على فريق المشروع أيضًا دراسة النشرات الإخبارية أو موجز الفيديو أو البرامج التعليمية على الويب. كما يمكن تقديم العروض التقديمية للمجموعات والاجتماعات التي تنظمها البلدية لتقديم جلسات الأسئلة والأجوبة لإبلاغ أهداف المشروع أو تدريب المستخدم أو نتائج المشروع.
توقيت
يجب أن تبدأ الاتصالات لأي مشروع في مراحل التخطيط. على الرغم من أن المراحل الأولية من التواصل لن تكون قوية مثل تلك التي تقترب من نهاية المشروع ، فإن الخطوة الأولية للبث التغييرات المخطط لها إلى أي بنية تحتية أو عملية أمر بالغ الأهمية لتلقي الاشتراك من جميع الأطراف. ينبغي أن يتولى فريق المشروع إدارة تدفق المعلومات بالتنسيق مع الإدارة العليا للمنظمة. يهدف هذا التنسيق إلى تحديد المعلومات التي يجب تقديمها في مختلف النقاط خلال مراحل تطور المشروع.
المسؤوليات
قد يكون فريق المشروع مسؤولاً عن جميع اتصالات المشروع ، أو يمكن استدعاء وحدة اتصالات الشركة لتقديم المساعدة. ومع ذلك يتم التعامل مع الاتصالات ، يجب تعيين مهام اتصالات محددة تبدأ في مرحلة التخطيط للمشروع. على الرغم من أن الأدوار قد تتغير خلال حياة المشروع ، إلا أنه يجب صياغة خطة تفويض مهام الاتصالات مسبقًا.