5 أنواع وثائق الأعمال

تستخدم الشركة وثائق للتواصل ومعاملة الأعمال وتحليل إنتاجيتها. تتراوح وثائق الأعمال من رسائل البريد الإلكتروني القصيرة إلى الاتفاقيات القانونية المعقدة. يتم إعداد بعض الوثائق من قبل الموظفين وأصحاب الأعمال ، في حين يتم إعداد الآخرين من قبل المتخصصين من خارج الشركة ، مثل المحاسبين والمحامين. بما أن المستندات تقدم دليلاً على معاملات المؤسسة وقد تتم الإشارة إليها لسنوات قادمة ، فمن المهم أن تكون مكتوبة بشكل جيد.

رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات

عادة ما يستخدم زملاء العمل البريد الإلكتروني لنقل المعلومات إلى بعضهم البعض. قبل أن يصبح البريد الإلكتروني سائدا ، تم استخدام المذكرات لرسائل داخل المكتب. لا تزال المذكرات تُستخدم في المواقف التي يقصد بها الرسالة مرافقة ملف معين وفي الحالات التي تتطلب خصوصية أكثر من البريد الإلكتروني.

يحدد كل من المذكرة والبريد الإلكتروني المرسل والمتلقي ويحويان سطر الموضوع. يتم تنسيق النص في واحد أو أكثر من الفقرات.

رسائل الأعمال للتواصل الخارجي

تستخدم خطابات الأعمال للتواصل مع الأفراد خارج المكتب. وقد يشمل المستفيدون العملاء ، والزملاء في الشركات الأخرى ، ومقدمي الخدمات ، والمتخصصين الذين يقدمون المشورة لرجال الأعمال والمسؤولين الحكوميين والمتقدمين للوظائف. عادة ما يتم تنسيق الحرف الأعمال في نمط الكتلة ، حيث يتم محاذاة جميع عناصر الحرف ، باستثناء رأسية ، مع الهامش الأيسر.

يمكن إرساله عبر البريد الإلكتروني أو تسليمه بالبريد. إذا تم إرسال رسالة في نص البريد الإلكتروني ، فإن المرسل يتضمن اسمه ، والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال في أسفل البريد الإلكتروني.

تقارير الأعمال لنقل المعلومات

تنقل تقارير الأعمال المعلومات بتنسيق أكثر رسمية وعادة أطول من الحرف. تغطي التقارير مجموعة متنوعة من الموضوعات ، مثل الامتثال للسلامة وأرقام المبيعات والبيانات المالية ودراسات الجدوى وخطط التسويق. ويمكن أن تشمل الإحصاءات والرسوم البيانية والرسوم البيانية والصور ودراسات الحالة ونتائج المسح. يتم نشر بعض التقارير لصالح المستثمرين. إذا كان التقرير دوريًا ، مثل تقرير مبيعات شهري ، فسيتم استخدام نموذج للملاءمة ولتمكين المقارنة مع التقارير السابقة.

وثائق المعاملات لإجراء الأعمال التجارية مع العملاء

تستخدم الشركة مستندات للتعامل مع عملائها. لتوفير الوقت ، قد يتم تنسيق هذه المستندات كنموذج ، مثل نموذج طلب أو صفحة إرسال أو فاتورة أو إيصال. تختلف أنواع مستندات المعاملات المستخدمة نوعًا ما حسب طبيعة النشاط التجاري. وكيل التأمين ، على سبيل المثال ، يولد تطبيقات التأمين والسياسات ، في حين يستخدم المقرض طلبات القروض ووثائق الرهن العقاري.

في بعض المجالات ، تدخل الشركات في اتفاقيات وعقود مع الآخرين ؛ يمكن صياغة هذه الوثائق من قبل محامي الشركة.

المستندات المالية لإدارة الأعمال

يستخدم النشاط التجاري المستندات المالية للبقاء في حدود ميزانيته وإعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية. وتشمل هذه الوثائق سجلات الاستلام ، وتقارير الرواتب ، والفواتير المدفوعة ، والبيانات المصرفية ، وبيانات الدخل ، والميزانيات العمومية ، واستمارات الإبلاغ الضريبي. يمكن إعداد هذه المستندات من قبل محاسب الشركة.

يستخدم مالك النشاط التجاري هذه المستندات لتحديد النجاح المالي للشركة وتحديد المناطق غير المنتجة. قد يستخدم رئيس الإدارة المستندات المالية لإعداد اقتراح الميزانية.

موصى به