7 خطوات لشركة بلا ورق
في شركة غير ورقية ، يمكنك استبدال صفوف خزانات حفظ الملفات وأكواخ من الأشجار الميتة بنباتات محفوظ بوعاء ومساحة واضحة. يؤدي تحويل الملفات الموجودة إلى تنسيق إلكتروني إلى تسهيل تخزينها ومشاركتها والبحث عنها. مع وجود نظام النسخ الاحتياطي الإلكتروني الصحيح ، يكون المكتب غير الورقي آمنًا أيضًا من الملفات المفقودة أو التالفة.
الحصول على موظف الشراء
إذا كان موظفوك مترددون أو غير قادرين على التبديل إلى المكتب اللاورقي ، فلن تقوم أبدًا بإجراء التبديل بنجاح. ابدأ المناقشات مبكراً وغالباً مع أكبر عدد ممكن من الموظفين حول البدائل اللاورقية لسير عملهم الحالي. حدد الموظفين الذين يهتمون أكثر بالتحول إلى استخدام الورق ، وإشراكهم في مشاريع تجريبية لتحويل أقسام العمل. على سبيل المثال ، قد يتعافى موظف الاستقبال من إرسال الرسائل الصوتية عبر البريد الإلكتروني بدلاً من كتابتها.
Pare Down Files
لا يوجد أي معنى في مسح وتحويل الأوراق التي لا تحتاج إليها بالفعل في المقام الأول. ابدأ بفرز خزائن الملفات أو حزم الورق الموجودة وإزالة المواد القديمة ، مثل المذكرات القديمة أو الأدلة المنتهية الصلاحية ، التي لا تحتاج إليها. استشر محاميك ومحاسبك لمعرفة عدد سنوات الإيصالات والسجلات التجارية التي يجب عليك الاحتفاظ بها.
مسح و OCR الوثائق الموجودة
شراء الماسح الضوئي الذي يأتي مع برنامج OCR ، والذي يقوم بمسح المستندات إلى ملفات PDF أو Word قابلة للبحث فيها تلقائيًا. يجب أن يكون الماسح الضوئي على الوجهين وعالي الحجم والذي يقبل العديد من أحجام الورق ، من الإيصالات إلى أوراق الحجم القانونية ، يلبي احتياجات معظم أماكن العمل. بالنسبة إلى المكاتب التي لا تستطيع تجنب مسح كميات كبيرة من المستندات بانتظام ، فكر في منح كل موظف ماسحًا سطح مكتبًا لإزالة الخطوط في جهاز واحد أكبر.
اشترك في الفواتير بدون ورق
توفر معظم الشركات خيارات تحرير فواتير بدون ورق ، حيث ترسل بالبريد الإلكتروني الفواتير والإيصالات بدلاً من إرسالها بالبريد. لن يؤدي هذا فقط إلى خفض عبء الورق ، ولكن بعض تجار التجزئة يقدمون أيضًا خصومات أو مكافآت إذا قمت بإيقاف تشغيل البريد الورقي. تأكد من أن المستلم المعين يحفظ هذه السجلات في موقع مركزي ، وليس في حساب بريده الإلكتروني الشخصي ، لضمان الوصول في المستقبل.
قم بالتبديل إلى الفاكس الإلكتروني
يمكن أن تحل الخدمات عبر الإنترنت مثل eFax و FaxZero ، إلى جانب الماسح الضوئي ، محل جهاز الفاكس التقليدي تمامًا. امنح جهاز الفاكس الإلكتروني الخاص بك واستقبل رسائل الفاكس الواردة كملفات PDF عبر البريد الإلكتروني. إرسال فاكس عن طريق تحميل ملف PDF ممسوح ضوئيا أو الكمبيوتر. يمكن لهذه الخدمات أن تقوم تلقائيًا بإنشاء ورقة غلاف لك.
أجاد المستندات المتبقية
يمكن أن تكون قيمة سجلات العميل والسجلات الضريبية في سلة المهملات بالخارج لسنوات هدية غير متوقعة إلى لص أو منافس فضولي. تأكد من اتخاذ الاحتياطات اللازمة عند التخلص من المستندات الممسوحة ضوئيًا ، مثل استئجار شركة تمزيق لتدمير السجلات الحساسة.
احتياطي الملفات الإلكترونية الخاصة بك
إذا لم تقم بإجراء نسخ احتياطي لملفاتك ، يمكن لمحرك أقراص ثابت فاشل أو زيادة الطاقة أن يمحو سجل عملك بالكامل. قم بإعداد مخزن مركزي للملفات ، مثل الخادم المشترك ، وقم بإعادة محتوياته بانتظام إلى خادم خارجي خارج الموقع. تعمل خطة النسخ الاحتياطي الموزعة جغرافيًا على حمايتك من الفشل في القرص الصلب بالإضافة إلى التهديدات القائمة على الموقع مثل الزلازل أو الحرائق.