العمليات المحاسبية والإجراءات

المحاسبة هي الممارسة الأساسية لتتبع المالية التجارية ، لضمان أن كل جزء من الإيرادات والنفقات يتم تسجيلها وتسجيلها. عادة ، يتم تعقب المحاسبة وتلخيصها في كل ربع وفي نهاية كل عام. ستقوم العديد من الشركات بكتابة تقرير سنوي ، والذي يتضمن إحصاءات المحاسبة ، كوسيلة لإظهار الأداء والنمو. بيد أن ممارسة المحاسبة نفسها ليست ذاتية وتجري ضد الأعداد الحقيقية. توجد طرق عديدة للمحاسبة ، وغالباً ما يعتمد الأسلوب المختار على نموذج العمل وحجمه. ومع ذلك ، فإن الأفضلية تلعب دورًا في الأسلوب المختار وخطوات عملية المحاسبة. تعد طرق المحاسبة القائمة على أساس الاستحقاق والأساليب المحاسبية القائمة على النقد هما المقاربتان الأساسيتان للعمل في عالم الأعمال.

طريقة الإستحقاق

تعد طريقة الاستحقاق شائعة في الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم التي لديها فريق محاسبة أو فريق محاسبة مخصص. توفر هذه الطريقة المرونة وتمكن الشركة من تحويل أرباحها ونفقاتها بشكل طفيف ، وذلك للحد من مسؤولياتها الضريبية. وهذا يعني أنك لا تتعقب الإيرادات والأرباح حتى تحدث ، ولكنك لا تزال تتعقب النفقات عندما يتم تكبدها مقابل نموذج تتبع أسبوعي أو شهري. وهذا يعني أنك قد تؤدي وظيفة في Q3 وتحمل نفقات تلك المهمة في Q3 ، ولكنك لا تحتاج إلى فواتير العميل حتى Q4 ، إذا كنت ترغب في ذلك. سوف تظهر بيانات Q3 الخاصة بك المصروفات التي تم إيقافها ولكنها لن تظهر الدخل القادم ، مما يعني أنك ستتحمل مسؤولية ضريبية أقل في Q3. ومع ذلك ، فإن ذلك يزيد من إمكاناتك الضريبية في Q4. في بعض الحالات ، يؤدي تكديس النفقات في الربع الثالث من الربع الثالث إلى خسارة لهذا الربع ، بينما يؤدي أيضًا إلى إلغاء الالتزام الضريبي. في Q4 ، ستحتاج إلى دفع هذا الدخل ، بغض النظر ، ولكن Q3 ينتهي الأمر بتوفير المال ، على الرغم من التقارير الفصلية ، يبدو أن الأداء قد انقضى. في نهاية المطاف ، فإنه يلعب بشكل جيد عندما يتم إنشاء التقرير السنوي لإظهار المكاسب في الربع الرابع. في العديد من الحالات ، فإن المحاسبة على أساس الاستحقاق تخيف عمل جديد أو شركة صغيرة ، ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، فإن التحول من طريقة المحاسبة النقدية إلى طريقة تستند إلى الاستحقاق هو فكرة جيدة. لا يتم تعيين الطريقة المختارة بشكل صريح ويمكن للمحاسبين إجراء تغيير ، إذا لزم الأمر. من الأفضل إجراء تغيير طريقة المحاسبة عند إدخال سنة تقويمية جديدة ، وبذلك يمكنك الحفاظ على اتساق العملية على مدار السنة الضريبية بالكامل.

المحاسبة النقدية

هذه الطريقة شائعة في الشركات الصغيرة وتستخدم أيضًا في المواقف التي تتطلب مقاربة بسيطة ومباشرة. فإنه يتعقب كل شيء كما يتم دفعها أو استلامها. وهذا يعني أن النقد أو الدفع يضرب الكتب عندما يتغير في الأيدي ، ويعمل بطريقة مماثلة لإدارة حساب التحقق الشخصي. هناك مرونة أقل من حيث تغيير تواريخ الفوترة ونفقات التكديس ، لكن العملية بسيطة وسهلة الإدارة. في الأعمال النقدية ، قد تقوم بفاتورة عميل في Q3 ، لكنك لا تسجل المعاملة حتى يتم دفع المال وإيداعه. لا يمكنك التحكم في هذا التاريخ ، لأنه يحدث في الوقت الفعلي. لا يزال بإمكانك اللعب مع توقيت المصروفات قليلاً ، ولكن عادةً ما تنتقل الأعمال ذات نمط المحاسبة النقدية بسرعة وتحتفظ بدفتر حساب في الوقت الفعلي. هذا أمر شائع بشكل خاص في صناعة التجزئة ، حيث تتم المعاملات بكميات كبيرة وتتطلب تتبعًا تفصيليًا للحفاظ على الكتب الدقيقة.

حفظ الكتب وتتبع الاستلام

واحدة من أهم العمليات للمحاسبة هي مسك الدفاتر وتتبع السجلات. الاحتفاظ بسجل لكل معاملة هو ضرورة مطلقة ، وتتبع كل الدخل مطلوب بموجب القانون. هناك حاجة لتتبع النفقات الخاصة بك لتحديد أرقام الإيرادات الإجمالية والصافية ، والتي تلعب في شطب الضرائب التي من شأنها أن تقلل من مسؤوليتك الإجمالية لهذا العام. وهذا يعني أنه يجب عليك تتبع عدد الكيلومترات المركبة للاستخدام التجاري ، للاستخدام الخيري وكذلك لحالات الطوارئ الطبية. يتجاوز الخصم القياسي للأميال 50 سنتًا لكل ميل ، وهو ما يضيف عددًا كبيرًا ، إذا كنت تستخدم المركبة في العمل على أساس منتظم. يعد تتبع الإيصالات مهمًا أيضًا ، كما يساعد الاحتفاظ بسجل منتظم في الحفاظ على الأمور بطريقة منظمة. ستؤثر إيصالات الخوازيق في صندوق الأحذية والانتظار حتى نهاية السنة على صداع كبير لمالك الشركة والمحاسب. إن حفظ دفتر الأستاذة للنفقات هو منهجية جيدة ، كما أن توفير الإيصالات في مجلدات منفصلة كل شهر مفيد أيضًا في حالة المراجعة. بالإضافة إلى ذلك ، تقدم التقنية عددًا من البرامج التي يمكن الوصول إليها بسهولة مثل Quickbooks ، والتي تتزامن مع الحسابات المصرفية لتتبع النفقات ، ولديها تطبيقات للجوّال لتتبع الأميال تلقائيًا. إن قدرة مالك شركة صغيرة على إدارة المحاسبة ، بمساعدة برنامج مثل هذا ، تجعل الأمور أسهل بكثير وتعرض أرقام الربح والخسارة في الوقت الحقيقي. أساسا ، يبسط العمليات المحاسبية الأساسية والإجراءات ، وتمكينها من أن تكون سهلة الإدارة. يتم إجراء عملية أكبر من قبل المحاسبين المخلصين الذين يعرفونهم بعيدًا عن رمز الضريبة بشكل جيد. باستخدام طريقة الاستحقاق ، يمكن لفريق المحاسبة أن يستفيد بالفعل من الأعمال التجارية ، عن طريق إدارة نفقات الضرائب وتخفيضها أثناء التواصل الاستراتيجي مع الإدارة.

النفقات الثابتة

إن تحديد المصروفات الثابتة في البنية العامة أمر مهم لفهم التكاليف الدنيا العادية التي يجب أن تدفعها الشركة. تتضمن النفقات الثابتة أشياء مثل المساحات المكتبية والمرافق والتأمين والبرنامج المتكرر ورسوم الخدمات ومصاريف التصنيع والإمدادات المادية وأجور الموظفين. ليس كل متغير هنا ثابتًا وسيقوم العديد من المحاسبين بإعداد تكاليف ثابتة وفقًا للاتجاهات السنوية. على سبيل المثال ، تدرك إحدى شركات البيع بالتجزئة أن تكلفتها التشغيلية تتضاعف خلال العطلات على أساس الأنماط التاريخية. بناء العرض الذي يظهر ضعف التكاليف الثابتة لشهري نوفمبر وديسمبر ليس أمراً غير شائع. والمصاريف الثابتة هي تلك المعروفة بوجودها على أساس منتظم وهي تدخل مباشرة في عملية المحاسبة. إن ملاحظة هذه النفقات الثابتة المتكررة يسهّل عملية المحاسبة.

التدفق النقدي والنقد في متناول اليد

بعد أن تعرف أن تكاليف التشغيل الثابتة ، فإن إدارة التدفقات النقدية والنقد في متناول اليد هي جانب هام من جوانب المحاسبة. تتطلب العديد من الشركات مبلغًا معينًا من النقود للتشغيل وتغطية النفقات اليومية والنفقات غير المتوقعة التي تحدث على مدار الشهر. النقدية في متناول اليد هي الأموال التي يمكن الوصول إليها على الفور ومتاحة للإنفاق. التدفق النقدي هو فائض الأموال القادمة في ذلك متاح للاستخدام إذا لزم الأمر. تعتبر التدفقات النقدية والنقد في متناول اليد مهمة لتغطية النفقات وإجراء المعاملات في الوقت الحالي ولكن هذا لا يجعلها استثناء من إجراءات الحساب والتتبع. يتم تتبع كل جزء من النقدية المستخدمة ووضعها على الكتب حيث أنها لا تزال تلعب في بيانات الربح والخسارة التي تتطلبها الأعمال التجارية.

خطوط ائتمان مؤقتة

يتتبع المحاسبون الأموال النقدية المتوفرة وتوافر التدفق النقدي ويعرفون متى لا يكون التدفق النقدي كافياً لتغطية النفقات. في كثير من الحالات ، إنها مسألة بسيطة تتعلق بصفقة رئيسية ، والتي تتطلب وجود خط ائتمان لتغطية تكاليف التشغيل. في العديد من الحالات ، يتم تخصيص الائتمان مقابل الفواتير لتغطية تكاليف التشغيل ، حتى يتم استلام المدفوعات. على سبيل المثال ، قد تبيع شركة إعلانية صفقة شاملة لأحد الأنشطة التجارية ، ولكنها لن تتلقى أي دفعات حتى يتم عرض جميع الإعلانات وحسابها في فاتورة. يجب أن تدفع من جيب لمواقع الإعلان ، وفي نهاية المطاف سيجعل الربح من رسوم الخدمة والهامش الربح. في البداية ، لا يمكنهم تغطية نفقات المواضع بالنقود المتوفرة. يتتبع المحاسب ذلك وسيستخدم خط ائتمان لتغطية النفقات حتى يتم استلام الفواتير. في بعض الحالات ، يكون لسعر الائتمان سعر فائدة ، وفي حالات أخرى ، يتم فرض رسوم ثابتة مقابل الفاتورة.

ادارة المخزون

تتداخل إدارة المخزون مع المحاسبة حيث يتم تتبع تكاليف المخزون والهوامش. عند زيادة المخزون من المخزون ، يتم استخدام الإجراءات المحاسبية لتتبع القيمة الأولية وقيمة الهامش الخاصة بهذا المخزون. ﺗﻌﺗﻣد اﻷﻓﻌﺎل اﻟﻣﺧﺻﺻﺔ ﻟﻸﺻول ﮐﺄﺻل ﻷﻋﻣﺎل ﺗﺟﺎرﯾﺔ وأي ﻧﻣوذج أﻋﻣﺎل ﺛﻘﯾﻟﺔ ﻟﻟﻣﺧزون ﻋﻟﯽ اﻟﻌﺛور ﻋﻟﯽ اﻟﮭﺎﻣش اﻷﯾﻣن اﻟذي ﯾﺗم ﺗﺗﺑﻌﮫ وﺗﺣﺳﺑﮫ ﻓﻲ ﺣﺳﺎﺑﺎت اﻹﯾرادات ﻣن ﻗﺑل ﻗﺳم اﻟﻣﺣﺎﺳﺑﺔ. الربح من المخزون هو ببساطة قيمة التجزئة ناقص تكلفة الجملة أو تكلفة الاقتناء. يمكن للمحاسبين بناء نماذج تستند إلى كمية المخزون والمبيعات المطلوبة لتحقيق أهداف محددة للإيرادات. ثم يتم تحويل تلك النماذج إلى الإدارة والمبيعات والموظفين الآخرين للعمل نحو تحقيق الأهداف. يظهر دور المحاسبة المسرحية الاحتمالية على أساس الأرقام الثابتة كما تقاس بالمصاريف والنفقات العامة والهوامش.

إجراءات الشراء والمبيعات المحاسبية

تأتي كل من المشتريات والمبيعات مع مجموعة من الإجراءات والمبادئ المحاسبية. على جانب المبيعات ، تتطلب المحاسبة أمر مبيعات أو فاتورة مبيعات لتتبع الفواتير. في كثير من الحالات ، يقوم قسم المحاسبة بإدارة الفوترة مقابل أوامر المبيعات للخدمات المقدمة أو المنتجات المسلمة. المحاسبة هي المسؤولة عن تتبع جميع الطلبات ما بعد البيع وضمان دفع كل حساب معلق. وهذا يشمل تتبع الإيصالات النقدية وخطوط الائتمان التي تتطلب دفعة شهرية أو ربع سنوية من العميل. الشراء هو الجانب الآخر من الأمور والمحاسبة تدير حسابات الدفع. هذا هو كل شيء مستحق للموردين الخارجيين لخدماتهم أو منتجاتهم. عوامل النقد في الشراء ، حيث يتم الدفع لكل شيء من الإيجار الأساسي للمكاتب ، إلى أوامر الشراء لكميات كبيرة من المخزون. الشراء هو المال يخرج والمبيعات هي الأموال الواردة.

محاسبة الرواتب

كشوف المرتبات هو جزء مهم من اللغز المحاسبي ويغيب عن العمل أو خراب الرواتب يترك العمل مع الموظفين الساخطين. تعني "الرواتب" ساعات التتبع ، والرواتب ، والمحاسبة عن الضرائب وأي استقطاعات مثل خطط توفير الرعاية الصحية ، والمدخرات المتطابقة ، وما إلى ذلك. جمع النماذج الضريبية مباشرة بعد توظيف هذه النماذج وإدخالها في كشوف المرتبات يضمن تتبع كل شيء وملاحظة في بيان مع كل شيك أجر يصدر للموظف. بالإضافة إلى ذلك ، قد تجمع الموارد المحاسبية والموارد البشرية لإنشاء عقود الموظفين التي تُظهر أرباحهم. هذا أمر شائع خاصة في نماذج الأعمال القائمة على العمولة حيث قد تتغير العمولة والهيكل الإضافي عندما يتم استيفاء مستويات معينة من الأداء من قبل الموظف. وكثيراً ما تتم إجراءات المحاسبة في كشوف المرتبات من خلال برنامج خاص برواتب معينة يقوم بأتمتة العديد من العمليات الحسابية ويسهّل عملية طباعة الشيكات والبيانات. القدرة على توليد نماذج ضريبية للموظفين هي أيضا إضافة مشتركة لأنظمة برمجيات الرواتب.

المصالحة في المحاسبة

يتم استخدام إجراءات المحاسبة المتعددة لتتبع النفقات والفواتير وصناديق المصروفات النثرية والتكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة والمزيد. في كثير من الأحيان ، وهذا يعني وجود دفاتر متعددة ودفاتر محاسبة منفصلة. المصالحات هي الكتب التي تجمع كل شيء في إطار عملية واحدة نهائية. وهذا يوفق كل المصروفات والفواتير والاستقطاعات والمعاملات ، لإظهار ما تم إنفاقه بالفعل وكم كان قد تم بالفعل. في كثير من الأحيان ، تتسم المصالحات بالوقت الكافي ، لكنها تعطي الصورة الكاملة وتظهر الأرقام الصلبة. غالبًا ما تتم عمليات المصالحة يوميًا أو أسبوعيًا أو حتى ربع سنويًا ، اعتمادًا على حجم المعاملات وعلى الفحص اللازم للحفاظ على سجلات دقيقة. الأرقام التوفيق هي الأرقام المستخدمة في التقارير السنوية وتقارير مصلحة الضرائب ، وتأتي موسم الضرائب.