الأنشطة على تعدد المهام في مكان العمل
في المكتب الحديث ، لا يكفي القيام بشيء واحد في كل مرة. غالباً ما تتطلب مطالب أماكن العمل الحديثة أن يعمل موظف واحد على عدة مهام مختلفة ، من الاستجابة إلى رسائل البريد الإلكتروني العاجلة والرسائل الفورية لحضور اجتماع افتراضي أو بناء قاعدة بيانات معقدة. يعني تعلم المهام المتعددة على نحو فعال أن الموظف قادر على التوفيق بين عدة مهام مختلفة في نفس الوقت ، وكل ذلك دون إغفال الصورة الكبيرة.
رسالة فورية
يوفر البريد الإلكتروني القياسي طريقة سريعة للتواصل ، ولكن في بعض الأحيان لا يكون سريعًا بما فيه الكفاية. تسمح برامج المراسلة الفورية والدردشة بالاتصال الفوري بالفعل بين المشرفين وزملاء العمل والزملاء. يمكن لعدة قطاعات فعّالة أن تراقب عن كثب الرسائل الجديدة العاجلة أثناء القيام بالمهام اليومية. على سبيل المثال ، قد يكون من الصعب على أحد المحاسبين العمل على جدول بيانات للميزانية ، ولكنه لا يزال قادرًا على تحديد نافذة رسالة فورية جديدة تتحرك عبر الشاشة.
البريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني هو جزء حيوي من عالم الأعمال ، والقدرة على متابعة الرسائل الواردة أثناء القيام بأشياء أخرى هي مهارة بالغة الأهمية. يبقي العديد من الشركات المتعددة الناجحة برامج البريد الإلكتروني الخاصة بهم مفتوحة في نافذة صغيرة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية الخاصة بهم أثناء عملهم على مشاريعهم الأخرى. يسمح ذلك لهم بالاطلاع فورًا عندما يكون لديهم رسالة جديدة. عندما تأتي تلك الرسالة الجديدة ، يمكنهم ببساطة مسحها لتقييم أهميتها ، ثم التعامل مع القضية الملحة أو العودة إلى ما كانوا يفعلون.
إعداد الوثيقة
القدرة على كتابة الرسائل ، وتصميم الاستعلامات وبناء جداول البيانات أمر مهم في بيئة المكاتب المزدحمة اليوم. قد يعني تعدد المهام الفعال أن عليك القيام بكل ذلك أثناء مشاهدة صندوق بريدك الإلكتروني وإشعارات المراسلة الفورية. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى الرجوع من إنشاء استعلام جديد في قاعدة البيانات الخاصة بك أثناء التعامل مع رسالة فورية عاجلة أو بريد إلكتروني من مشرف أو زميل. يحتفظ العديد من موظفي المكاتب بنوافذ متعددة مفتوحة على شاشاتهم للسماح لهم بمراقبة رسائل البريد الإلكتروني الواردة دون أخذ الوقت أو الانتباه بعيداً عن المستندات التي يقومون بإعدادها.
يدعو المؤتمر
في كثير من الأحيان ، لا تُعقد اجتماعات العمل كاجتماعات وجهاً لوجه ، ولكنها تُجرى بدلاً من ذلك مؤتمرات. يسمح هذا للشركات بتوفير المال على تذاكر السفر ونفقات السفر الأخرى ، كما يسمح للمشاركين بمهام متعددة أثناء حضورهم لهذه الاجتماعات الافتراضية. قد يقضي المشاركون في المكالمة الجماعية الوقت بين العروض التقديمية والمناقشات التي تجيب على رسائل البريد الإلكتروني أو إرسال الرسائل الفورية أو تدوين الملاحظات أو البحث في الإنترنت عن المعلومات المتعلقة بموضوع الاجتماع. يتيح تعدد المهام للعمال استخدامًا أكثر كفاءة لوقتهم دون التضحية بسلامة الاجتماع أو فقدان تفاصيل مهمة حول المشاريع التي يعملون عليها.