مزايا وعيوب استخدام أداة جدولة المشروع

تم تصميم أدوات جدولة المشروع ، والمعروفة أيضًا باسم برمجيات إدارة المشاريع ، لمساعدتك على تنظيم المشاريع وإدارتها بشكل أكثر كفاءة. هناك العديد من أنواع مختلفة من أدوات إدارة المشاريع - بعضها منظم أساسي ، بينما يساعد البعض الآخر في تخطيط وتتبع جميع جوانب المشروع. هناك العديد من مزايا وعيوب أدوات جدولة المشاريع التي يجب أن تفكر فيها قبل أن تقرر ما إذا كان أحد الاستثمار الحكيم لاحتياجات أعمالك الصغيرة.

يسمح للتبادل

واحدة من الفوائد الرئيسية لأداة جدولة المشروع هي أنه بمجرد إدخال جميع معلومات المشروع ، بما في ذلك المواعيد النهائية ومراحل المشروع ، في البرنامج ، يقوم البرنامج بإدارة الإشعارات وينظم المهام نيابة عنك. هذا يمكن أن يكون ميزة كبيرة إذا كان مدير المشروع الرئيسي الخاص بك يترك الشركة ، حيث يمكن استبداله بسرعة كبيرة. فائدة أخرى هي أن أداة إدارة المشروع ستذكرك بالتفاصيل الصغيرة والعناصر التي يمكن التغاضي عنها بسهولة أو نسيانها.

يوفر تتبع

عندما يكون لديك عدة موظفين يعملون في مشروع واحد باستخدام أداة تعاون ، ستتمكن بالفعل من معرفة من يفعل ماذا ومتى يفعلون ذلك. يتيح لك ذلك معرفة ما إذا كان هناك شخص ما يفتقد إلى المهل الزمنية باستمرار ، بالإضافة إلى أنه يمكنه مساعدتك في تحديد أفضل أداء لك. بينما تريد الترويج لبيئة فريق ، يمكن لأدوات إدارة المشاريع مساعدتك في معرفة الروابط الضعيفة.

كلفة

يمكن أن تكون تكلفة برنامج إدارة المشروع ميزة أو عيبًا اعتمادًا على نوع الأداة التي تشتريها. يتوفر برنامج إدارة المشاريع بطريقتين رئيسيتين هما: برنامج يستند إلى الويب وبرامج سطح المكتب. لا تتطلب أدوات جدولة المشروعات القائمة على الويب ، والتي تُعرف أيضًا باسم Software as a Service or SaaS ، استثمارًا مقدمًا ، مثل شراء ترخيص برنامج. يمكنك ببساطة دفع رسوم اشتراك شهري على أساس عدد المستخدمين. يتم تثبيت برنامج سطح المكتب على خادم الشبكة أو على محرك الأقراص الثابت الخاص بمستخدم واحد. تتطلب رسوم ترخيص وقد تصل تكلفتها إلى مئات الآلاف من الدولارات اعتمادًا على الميزات الضرورية ونطاق البرنامج.

مضاعفات

بعض عيوب أدوات جدولة المشاريع هي أنها تميل إلى جعل المشاريع البسيطة معقدة للغاية. قد يوصي البرنامج بـ 10 خطوات ، ولكنك تحتاج فقط إلى ثلاثة خطوات لإنجاز المهمة بشكل صحيح. كما أنها لا تسمح بقدر كبير من المرونة ، وهو أمر ضروري في العالم الحقيقي. سوف تواجه المشاريع حتماً تأخيرات خارجة عن إرادتك ، ويجب أن تكون قادراً على إجراء التغييرات والتعديل حسب الضرورة.