سياسة التوريد الإيجابي

لدى الحكومات الفدرالية وحكومات الولايات والحكومات المحلية بشكل عام سياسات الشراء الإيجابي التي تناسب مشترياتها مع القضايا البيئية أو قضايا تكافؤ الفرص. العديد من المنظمات غير الربحية والشركات الربحية لديها أيضا هذه السياسات. وقد يكون الدافع وراء ذلك هو اهتمام الإدارة بمسائل معينة ، أو الرغبة في الظهور الصحيح سياسياً للجمهور أو طريقة للتأهل للعقود الحكومية. تشمل سياسة الشراء الإيجابي بعض العناصر الأساسية.

الغرض ونطاق السياسة

ويحدد الغرض من سياسة الشراء الإيجابي كيفية تنفيذ السياسة وأهداف التنفيذ. يحدد نطاقها من وماذا وأين ومتى وكيف يتم التنفيذ. على سبيل المثال ، بالنسبة للمبادرة الخضراء ، قد يتم تطبيق النطاق على اللوازم المكتبية ومواد التصنيع ، وينطبق على العمليات التجارية الخاصة بك في الولايات المتحدة فقط. يجب أن تحدد سياستك تاريخًا للتنفيذ وتشير إلى أي اختلافات موسمية أو الموقع. قد يعتمد تنفيذ السياسة على إجراء محدد لعروض التسعير أو عملية اختيار أخرى ، ويمكن أن يكون تطبيقه محدودًا أو موسعًا من قبل عوامل أخرى مرتبطة بالصناعة.

مخطط المسؤوليات

يجب أن تسرد السياسات من الذي يمكنه إجراء التغييرات والظروف التي يمكن بموجبها اتخاذ القرارات لتعديل السياسات. كما ينبغي أن تشمل قائمة صانعي القرار ومستويات سلطتهم على عملية الشراء. على سبيل المثال ، إذا تم إصدار طلب عروض أسعار ولم يقدم سوى مورد واحد فقط ، فيجب أن تحدد سياستك الأشخاص في مؤسستك الذين يمكنهم اتخاذ القرار بشأن قبولها. كما يجب أن تحدد من المسؤول عن مراقبة عملية الشراء ، وما هي الخطوات التالية التي يجب اتخاذها في حالة الغش أو عدم الأداء من قبل المورد المختار.

مدونة قواعد السلوك وعملية الاختيار

تحتوي سياسات الشراء الإيجابي على قواعد السلوك التي تحدد السياسات المتعلقة بالتضارب المحتمل في المصالح ، مثل ما إذا كان بإمكان أحد الأقارب المشاركة كمورد. جزء آخر مهم من السياسة يتضمن نصائح ورشاوى وهدايا من مورد إلى أشخاص في المنظمة. تشكل قواعد السلوك أساسًا تبنى عليه عملية المزايدة أو الاختيار. إذا كنت موردًا أو تقوم بإنشاء سياستك الخاصة ، فإن المسؤوليات ومدونة قواعد السلوك وعملية الاختيار تعتبر حيوية لنجاح المزايدة. بصفتك موردًا ، يجب أن تلتزم بإجراءات سياسة الشراء الإيجابي. باعتبارك مشتريًا ، إذا كانت إجراءاتك معقدة للغاية أو غير واقعية ، فقد تخلق صعوبات تكلف أموال مؤسستك أو الوقت في تغيير هذه السياسات لتكون أكثر قابلية للإدارة.

تحليل الأسعار واعتبارات التكلفة

في حين أن الغرض من سياسة التوريد الإيجابي قد يكون منح الشركات الصغيرة فرصة لتصبح موردين ، أو للحد من التأثير البيئي ، ستكون هناك أوقات تتصادم فيها الميزانيات والسياسات. يجب أن تشتمل سياسة التوريد الإيجابي على أحكام لتحليل عروض الجودة ، وسجل الأداء وعوامل أخرى بالإضافة إلى السعر. مجرد قبول أقل عرض دون اعتبار لجودة المنتجات أو موثوقية المورد يمكن أن يؤدي إلى عقد لم يتم الوفاء به ، إجراءات قانونية ، تأخيرات وتكاليف أعلى.