عملية الموافقة على مراجعة المعاملات الرأسمالية

تخضع مجموعة متنوعة من المنظمات لعمليات تدقيق منتظمة لفحص عملياتها وسجلاتها. تضمن عمليات التدقيق إكمال الموظفين للمعاملات وفقًا للسياسات المحاسبية للمؤسسة. عمليات التدقيق يمكن أن تكون داخلية أو خارجية. يقوم موظفو المنظمة بإجراء عمليات تدقيق داخلية ، بينما تقوم شركات مراجعة الحسابات الخارجية بإجراء عمليات تدقيق خارجية. يقوم المدققون عادة بالبحث عن الموافقات المطلوبة لمعاملات رأس المال. هذه هي المعاملات التي تنطوي على بنود طويلة الأجل مثل الأصول الثابتة أو الديون طويلة الأجل.

الفصل بين الواجبات

أحد المبادئ الأساسية للرقابة الداخلية هو الفصل الملائم بين الواجبات. ويعني الفصل بين الواجبات أنه لا يوجد شخص واحد مسؤول عن الموافقات وحفظ الأصول وتسجيل المعاملات وتسوية السجلات. قد يكون لدى المنظمات الكبيرة عدد كاف من الموظفين للحد من كل وظيفة لشخص واحد ؛ ومع ذلك ، قد تواجه المؤسسات الصغيرة تحديات بسبب حجم أصغر من الموظفين. لأن المعاملات الرأسمالية يمكن أن تمثل خطر الخسائر الكبيرة في حالة حدوث السرقة أو الاحتيال ، يجب على المدققين التحقق من أن ممارسات المؤسسة تقوم بالفصل السليم بين الواجبات والمبادئ التوجيهية المعتمدة للموافقة.

ضمانات

يمكن أن تتطلب المبادئ التوجيهية للمحاسبة توقيعات الإدارة العليا والموافقة من مجلس الإدارة عندما ترفع المنظمة رأس المال عن طريق إصدار الأسهم أو السندات. كما يمكن أن تتطلب الاستثمارات الكبيرة في أسهم أو سندات شركة أخرى أنواعًا مشابهة من الموافقات. يجب على المدققين التحقق من حصول الإدارة على الموافقات المطلوبة قبل إكمال هذه الأنواع من المعاملات. كما يجب على المدققين فحص الحسابات والوثائق التي تسجل مبيعات أو عمليات الشراء الأمنية ، والتأكد من تخزين شهادات وتوثيق الأسهم والسندات المشتراة في مكان آمن.

النفقات

تتضمن معاملات رأس المال للموجودات المادية اقتناء الأصول والتخلص منها واستهلاكها. في بعض الأحيان ، تقوم المنظمات بتأجير أحد الأصول. في هذه الحالة ، يجب على المدققين التحقق من حصول الموظفين على الموافقات المناسبة وتتبع قواعد حفظ السجلات في عقد الإيجار. بالإضافة إلى التحقق من موافقات الشراء المطلوبة ، يجب على المراجعين تحليل المعاملات السابقة لضمان أن تكون تكاليف الاستهلاك والصيانة والتأمين معقولة. يجب على المدققين والمديرين أيضا التأكد من أن النفقات والمبالغ المسجلة للإهلاك والصيانة تتماشى مع الميزانيات ونفقات العمليات المعتادة.

شراء

يتم تضمين شرط السعي للحصول على أسعار تنافسية للنفقات الرأسمالية في إرشادات الشراء للعديد من المؤسسات. قد يكون لدى المؤسسات الأكبر حجماً عملية تقديم عطاءات رسمية ، بينما قد تتطلب المنظمات الأصغر شراء موظفين لفحص وتوثيق الأسعار مع العديد من البائعين. يمكن أن تضع الإدارة عتبات ومبادئ توجيهية إلى جانب سلسلة من الموافقات على أساس مستويات الإنفاق. عادة ، مع زيادة مقدار النفقات ، يرتفع عدد ومستويات الموافقات المطلوبة. يجب أن تقوم المنظمات بتوثيق عملية الموافقة هذه ، ويجب على المدققين التأكد من أن الموظفين يتبعون خطوات الموافقة.

العد البدني

يجب على المنظمات أن تكمل بانتظام العد المادي للمعدات الرأسمالية والمخزون. يجب على الإدارة وضع سياسات مكتوبة مع ملاحظة مدى تكرار حدوث هذه التهم ، بالإضافة إلى أنواع المعلومات التي يجب على المدققين أو الموظفين التحقق منها ، مثل موقع العناصر والأرقام التسلسلية. بالنسبة للمعدات التي تمت إزالتها من الخدمة ، يجب على المدققين أيضًا التأكد من أن موظفي المؤسسة يتبعون عملية الموافقة المطلوبة للتخلص من المعدات الرأسمالية.