الخطوات الأساسية في الرواتب

عمليات الرواتب هي جزء مهم من أي عمل تجاري. يمكن أن يؤدي عدم اتباع الخطوات الأساسية في كشوف المرتبات إلى آثار تشغيلية وآثار قانونية. يجب أن يثق الموظفون بأن صاحب العمل سيدفع لهم ، أو لن يعملوا ، ويجب على الشركات الالتزام بإرشادات الرواتب أو المخاطرة بإجراء تنظيمي لعدم الامتثال. إنشاء ومتابعة المبادئ التوجيهية والإجراءات المتعلقة بالمرتبات يساعد المنظمة على الوفاء بمسؤولياتها.

موظفين جدد

يستخدم العديد من أصحاب العمل برامج لإدارة عملية دفع الموظفين. الخطوة الأولى في كشف الرواتب هي إنشاء موظف في النظام. يقوم الموظف بإكمال نموذج W-4 الذي يوفر رقم الضمان الاجتماعي الخاص بها وبدلاتها ومُعاليها لأغراض الاستقطاع من ضريبة الدخل. يدخل عامل الرواتب هذه المعلومات في النظام. ويدخل قسم كشوف المرتبات أيضا في معدل الأجور الأساسي للموظف وما إذا كان الموظف معفى من شروط الأجور الإضافية أو يخضع لها.

الدفع الأساسي

بمجرد إدخال الموظف الجديد في نظام الرواتب ، يجب على صاحب العمل دفع أجره. بالنسبة للموظف كل ساعة ، يجب على الشركة تتبع وقت عمل الموظف ومضاعفة ساعات العمل حسب معدل الموظف بالساعة ومضاعفة ساعات العمل الإضافي بمعدل الوقت ونصف الساعة لحساب الأجر الإجمالي للموظف. يدفع صاحب العمل للعاملين بأجر ما يتناسب مع راتبه. وتقوم إدارة كشوف المرتبات بإجراء الاستقطاعات المطلوبة قانوناً للتأمين والضرائب والاستقطاعات الطوعية مقابل المزايا الإضافية من الراتب الإجمالي للموظف وتخفيض شيك أو إصدار تحويل إلكتروني للأموال لمبلغ الراتب الصافي المستحق للموظف.

تحويل الضرائب والتأمين

خطوة أساسية في جدول الرواتب هي تحويل مدفوعات الضرائب والتأمين على أساس ربع سنوي إلى الوكالات المناسبة. يجب على صاحب العمل أن يحول المبالغ المناسبة لتأمين تعويضات العمال ، والتأمين ضد البطالة ، وإذا كانت حالة عمل الموظف تتطلب ذلك ، التأمين ضد العجز. قد تقوم الشركة بخصم جزء من هذه المدفوعات من راتب الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على صاحب العمل تحويل مدفوعات الضرائب الفيدرالية والمحلية والضريبية إلى السلطات الضريبية المناسبة.

الرسوم والزينة

تتم خطوة أخرى في معالجة كشوف المرتبات عندما يقوم دائن الموظف بخدمة موظفه بفرض أجور أو تزوير. يجب على صاحب العمل أن يحترم الضريبة أو التزييف أو قد يصبح صاحب العمل مسؤولاً عن ديون الموظف. تأتي كل ضريبة أو تزييت مع مجموعة من التعليمات التي يجب على إدارة الرواتب اتباعها ، بما في ذلك كيفية حساب المبلغ المطلوب خصمه من راتب الموظف ، ومكان تحويل المدفوعات وما إذا كان خصم الأجور هو التزام مستمر أو لمرة واحدة.