الأعمال البريد الإلكتروني آداب الرد للجميع
سهولة الاستخدام عبر البريد الإلكتروني هي قوة مشاركة المعلومات الرئيسية وضعفها السياسي: يمكننا النقر فوق "الرد على الكل" بنفس السهولة مثل "رد" واكتب ما نتمناه ، دون أي بريد إلكتروني سحري خجول لأسأل ما إذا كنا نريد حقا أن نرسل هذه الرسالة الوقحة حول أحدث إعلان للرئيس التنفيذي للشركة بأكملها. في الواقع ، يمكن أن يكون زر "الرد على الكل" قويًا جدًا بحيث يكون له قواعده الخاصة لاستخدامه بأمان.
فريف
تحتوي معظم برامج البريد الإلكتروني على وظيفة "الرد على الكل": إذا نقرت عليه ، فسيتلقى كل شخص مدرج في حقول "من:" و "إلى" و "نسخة" في الرسالة الأصلية أيضًا ردك. يختلف هذا عن "الرد" البسيط ، والذي سيرسل استجابة فقط إلى الشخص الذي أرسل الرسالة الأصلية. بشكل افتراضي ، يمكن لمعظم مستخدمي البريد الإلكتروني في إعداد الشركة استخدام "الرد على الكل" ، على الرغم من أن بعض الشركات تقيد هذه الوظيفة.
قل شيء مفيد
من الجيد تمامًا الرد على الجميع عندما تكون قادرًا على تقديم إجابة نهائية لسؤال يستفيد منه الجميع في قائمة المستلمين. على سبيل المثال ، إذا أرسل مساعد إداري في أحد أقسام الشركة رسالة إلكترونية إلى جميع المسؤولين الآخرين في الشركة يسألهم عما إذا كان لدى أي شخص نوع معين من خرطوشة مسحوق الحبر ، فمن الأفضل استخدام "الرد على الكل" ليقول "نعم ، أنا لديك واحد ، وسأتركه في 30 دقيقة. " هذا يمنع أي شخص آخر من الحفر عبر خزانة الإمداد. ومع ذلك ، لا توجد فائدة من الرد على المجموعة ببساطة لقول "لا ، آسف". ما لم يكن لديك شيء مفيد للمساهمة ، تجنب الرد على قائمة المستلمين بأكملها.
خذ بعين الاعتبار المستلمين
انظر دائمًا إلى قائمة المستلمين للتأكد من أن الأشخاص الذين يحتاجون إلى النسخ في رسالة فقط هم الذين يتلقون ردك. من الممارسات الجيدة النقر فوق "الرد على الكل" والتخلص من المستلمين غير الضروريين عندما تحتاج إلى الرد على مجموعة فرعية من المستلمين الأصليين. ومن الحكمة بشكل خاص تقطيع كبار المدراء التنفيذيين ، حيث من المرجح أن تغرقهم رسائل البريد الإلكتروني في المقام الأول. يجب أيضًا استبعاد قوائم التوزيع التي تحتوي على عدد كبير من الأشخاص الذين ليسوا بحاجة إلى ردك.
تعليق سياسي
على الرغم من أن إرسال الرسائل المشحونة سياسياً عبر البريد الإلكتروني ليست فكرة حكيمة في أي ظرف من الظروف ، فإن إرسالها عبر "الرد على الكل" يمكن أن يكون تحديًا مهنيًا. يحتاج بعض الناس للتنفيس بعد تلقي أخبار مخيبة للآمال ، وهذا أمر مفهوم ؛ ومع ذلك ، يمكن للتنفيس لكل شخص في الشركة أن يلحق الضرر بسمعة الموظف أو حتى يعرضه لإجراءات تصحيحية.
سلاسل Upline
بعض الناس لديهم عادة نسخ المشرف المباشر في الرسائل الروتينية. قد يؤدي ذلك إلى إحراج عند استخدام "الرد على الكل" لنقد العمل أو طلب تحديث الحالة. بشكل عام ، يجب أن يكون نسخ المشرف على الشخص أو نسخه الأعمى محاولة أخيرة للحصول على انتباه الشخص - وليس ممارسة افتراضية.
تجارة صغيرة
غالباً ما يكون لدى أصحاب المشاريع أو أصحاب الأعمال الصغيرة قلق قليل بشأن عدد كبير من المستلمين في حالة "الرد على الكل" ؛ ومع ذلك ، عندما يتم تضمين عدة عملاء على بريد ، فمن المستحسن وضعهم على قائمة نسخة أعمى في الرسالة الأصلية لتقليل مخاطر كسر عدم الإفشاء أو الاتفاقيات غير التنافسية. يتيح إرسال رسالة إلى عدة أشخاص في شركات متعددة استخدام "الرد على الكل" مع بعضهم البعض ، مما قد يؤدي إلى حدوث مشكلات سياسية بالنسبة إلى المرسل الأصلي.