كيفية قبول مدفوعات بطاقات الائتمان عبر الهاتف

كلما زادت سهولة دفعك لعملائك ، كلما كان ذلك أفضل من أجل تحقيق أرباحك. إذا اخترت قبول دفعات بطاقة الائتمان عبر الهاتف ، فتأكد من أن موظفيك يعرفون الإجراءات المناسبة لتقليل المخاطر. يعتبر إدخال المعاملة أمرًا يتعلق باتباع التعليمات الخاصة بخدمة معالجة دفع بطاقة الائتمان التي تختارها. يقوم كل مزود بإعداد نظامه بطريقة مختلفة قليلاً ، لذلك لا يوجد "مقاس واحد يناسب الجميع". فقط تأكد من تدريب الموظفين بشكل صحيح واتباع الإجراءات.

اختر خدمة الدفع المناسبة لبطاقة الائتمان

استخدام الائتمان عبر الهاتف لإجراء عمليات الشراء ليس جديدًا. ومع ذلك ، لدى العملاء والشركات اليوم العديد من الخيارات. على سبيل المثال ، تسمح خدمات معالجة الدفع من PayPal و Square للشركات الصغيرة بأخذ أوامر الهاتف باستخدام الهواتف المحمولة. هذا هو خيار للنظر إذا كنت مجرد بدء عمل تجاري. إذا كان مستوى استجابة العميل يجعل الأمر يستحق العناء ، فيمكنك إعداد حساب تاجر منتظم مع خدمة دفع البطاقة.

كما هو الحال مع أي منتج أو خدمة تشتريها لنشاط تجاري صغير ، قارن بين التكاليف والرسوم من العديد من مقدمي الخدمة. تأكد من أن الخدمة تسمح بأوامر الهاتف ، واسأل ما إذا كان هناك رسوم إضافية. أيضا ، تحقق من دعم العملاء. يجب أن تكون قادرًا على الاتصال بخدمة معالجة الدفع في حالة رفض الطلب أو لديك أسئلة.

عملية التفويض

تدريب الموظفين ضروري لضمان فهم جميع الموظفين لعملية تفويض بطاقة الائتمان. في جزء منه ، هذا هو مجرد مسألة تدريب الموظفين على اتباع التعليمات المقدمة من خدمة معالجة الدفع. ومع ذلك ، يجب أن يعرف الموظفون أيضًا عن "الأعلام الحمراء" المحتملة التي يجب الانتباه إليها. على سبيل المثال ، إذا كان العنوان البريدي وعنوان إرسال الفواتير مختلفًا ، فتوخ الحذر. قد يكون هذا علامة على وجود مستخدم غير مصرح به. من ناحية أخرى ، يمكن أن يكون الطالب في الكلية الذي يريد ببساطة تسليم الطرد إلى غرفته ، لكن الفاتورة تذهب إلى منزله.

احفظ جميع السجلات والمعلومات من كل معاملة لمدة 12 إلى 24 شهرًا. سيساعدك هذا في إظهار العناية الواجبة في حالة الشراء الاحتيالي ، وسيساعد في حل أي نزاعات مع العملاء.

معلومات لجمعها

والقاعدة الأساسية الجيدة هي جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات من العميل عند إجراء دفع عبر بطاقة الائتمان عبر الهاتف. تتطلب خدمة الدفع الحصول على رقم بطاقة الائتمان بالكامل وتاريخ انتهاء الصلاحية واسم العميل كما يظهر على البطاقة. قد تحتاج أيضًا إلى CVV ، وهو رمز أمان مطبوع على ظهر البطاقة. بالإضافة إلى ذلك ، اطلب من العميل الحصول على عنوان إرسال الفواتير ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. هذه سوف تقوم بالاتصال بالعميل إذا كانت هناك أي مشاكل. إنها لفكرة جيدة أيضًا أن تطلب تاريخ ميلاد العميل ورقم رخصة القيادة.

أرسل نسخة من إيصال المبيعات للعميل عبر البريد أو البريد الإلكتروني أو كليهما. لتحسين خدمة العملاء ، احفظ هذه المعلومات بتنسيق يمكن للموظفين الوصول إليه. هذا يسرع الأمور في المرة التالية التي يقوم فيها العميل بالشراء.

يبقيه آمنا

كل رجل أعمال يعرف أن قبول المدفوعات الإلكترونية والشيكات ومدفوعات بطاقات الائتمان يحمل بعض المخاطر. قبول مدفوعات بطاقات الائتمان عبر الهاتف ليس استثناء. ومع ذلك ، هناك طرق لتقليل المخاطر. استثمر في نظام نقاط البيع الجيد ، وقم بتثبيته بشكل احترافي. تريد خدمة معالجة الدفع التي تستخدمها حماية المعاملات بقدر ما تفعل. استفد من إجراءاتها الأمنية ونصائحها.

أصدر مجلس معايير أمن صناعة بطاقات الدفع المتطلبات المحدثة في عام 2015. تعرف باسم PCI 3.0 ، توفر هذه المعايير للشركات الصغيرة إرشادات حول كيفية تقليل المخاطر. يغطي الإصدار 3.0 من برنامج PCI تعليم الموظف ومسؤوليتك التجارية المشتركة مع الأطراف الأخرى والخيارات التي يمكنك اختيار تكييفها مع متطلبات PCI 3.0. هذا هو مورد قيم يمكن أن يوفر لك الوقت والمال والصداع.