كيفية تحقيق التواصل الكتابي الناجح في بيئة الأعمال

يساعد التواصل الفعال مع الموظفين والعملاء في الأعمال التجارية على العمل بسلاسة وتحقيق الربح. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التواصل الفعال داخل المنظمة إلى توجيهات ضائعة أو أسيء فهمها. يمكن للاتصال الخارجي غير الفعال نقل رسالة خاطئة إلى عملائك ، مما يجعل الاتصال معاكسا. يتطلب شحذ مهارات التواصل في عملك العمل ، ولكن بمجرد تحقيقه سيجعلك من الأصول لمؤسستك.

كتابة الاتصالات التجارية الفعالة

1.

تجنب المصطلحات التجارية في التواصل الكتابي. كل صناعة لديها "كلمات مزعجة" ، ولكن مع عولمة الأعمال ، لا تترجم هذه الكلمات دائمًا بشكل فعال. اجعل الرسالة بسيطة وتجنب استخدام كلمات خاصة بالصناعة ما لم تكن متأكدًا من فهمها عالميًا.

2.

أوضح ماذا تقصد. في عالم العمل اليوم ، الناس لديهم الكثير من المطالب في وقتهم. لا تستخدم ثلاث فقرات لتقول ما يمكن أن يقال في واحد.

3.

قدم أمثلة لتوضيح وجهة الاتصال. أمثلة رسم صورة للقارئ يوضح النقطة التي تحاول نقلها.

4.

اكتب كما تتحدث. فكر في كتابة اتصالات العمل مع نفس الإطار الذهني كإجراء محادثة مع رئيس أو زميل عمل. لا يجب أن تكون اتصالات العمل ثابتة أو مفرطة الشكل. تخيل وجود المناقشة شخصيا وينقل ذلك في البلاغ.

5.

اكتب للقارئ المقصود. الاتصالات التجارية ليست هي الوقت المناسب لاظهار المفردات الخاصة بك واسعة النطاق. إذا أرسلت القارئ إلى القاموس ، فلن تجذب انتباهه وستفقد نقطة اتصالك.

تلميح

• إذا كان ذلك ممكنًا ، فاكتب الاتصال ثم اتركه لمدة ساعات على الأقل قبل إرساله. عندما تعيد زيارة الاتصال ، ستتمكن من الاقتراب منه بعيون جديدة وقد تجد طرقًا لتحسينه.

تحذير

• إذا كان البلاغ مكتوبًا أثناء انزعاجك أو غضبك ، فانتظر حتى تهدأ لإرساله. غالباً ما تكون الأشياء المكتوبة في الغضب اتهامية أو تحمل نغمة إدانة ويمكنك أن تحرق الجسور دون قصد.