كيفية تدقيق بيتي كاش

كما أن راحة المصاريف النثرية تمثل أيضًا أهم تحديات التدقيق الخاصة بها ؛ نظرًا لأن صندوق النقود ليس مضمونًا بشكل جيد ، فإن تتبع الوصول إلى الأموال بشكل موثوق يمثل خطرًا داخليًا للمراقبة. يتطلب التأكد من استخدام النقد بشكل صحيح مطابقة الإيصالات ، ومراجعة موقع تخزين النقد ، ومراجعة الإجراءات التي يستخدمها الموظفون للوصول إلى الأموال. يجب إجراء مراجعة منتظمة.

1.

تعرف على الشخص الذي يقوم بدور الوصي الطبيعي على المصروفات النثرية - عادة ما يكون سكرتيرًا أو مديرًا. إذا لم يكن هناك شخص واحد مسؤول عن المصروفات النثرية ، ففكر في وضع سياسة تحدد شخصًا واحدًا باعتباره أمين الحفظ النثري. إحضار سجل التدقيق ، وهو عبارة عن سجل إجمالي للمصروفات النثرية على مدار الوقت.

2.

حساب العملة والعملة. أيضا ، حساب قيمة الطوابع البريدية أو الأدوات القابلة للتداول (مثل الشيكات السياحية أو السندات) المخزنة مع المصروفات النثرية.

3.

جمع جميع القسائم والإيصالات المستخدمة لتبرير المدفوعات من المصروفات النثرية أو سجلات المعاملات إضافة إلى النقدية. تأكد من أن جميع الوثائق شرعية وتتوافق مع أي سياسات سداد أو نفقات سارية.

4.

أضف المجموع النقدي إلى إجمالي القسائم. يجب أن يساوي هذا المبلغ المبلغ النقدي الذي تم تسجيله في آخر عملية تدقيق.

5.

أضف سجلاً إلى سجل المصروفات النثرية مع ملاحظة أي تناقض إذا كان المبلغ صغيرًا أو ضمن الحدود التي تحددها السياسة.

6.

وقع سجل التدقيق. على كل من أمين الحفظ والمدقق توقيع اتفاقياتهما على أن إجمالي النقد يساوي المبلغ المسجل. قم بإزالة الإيصالات والقسائم الموجودة وحفظها وفقًا للسياسة.

7.

تفقد المكان الذي يتم فيه تخزين المصروفات النثرية. تأكد من أن يقتصر الوصول إلى أمين الحفظ أو الأشخاص الذين لديهم حق الوصول الشرعي إلى صندوق النقد. تأكد من الاحتفاظ بالمربع نفسه في مكان يمنع السرقة.

نصائح

• إبقاء سجل التدقيق منفصلاً عن المصروفات النثرية ، للمساعدة في المصالحة في حالة سرقة صندوق النقد.
• الحفاظ على سياسات وإجراءات واضحة تحكم الوصول إلى المصروفات النثرية ، وتوزيع هذه السياسات على الموظفين. إن أفضل الممارسات الأمنية تتطلب من الوصي الوحيد أن يكون لديها سيطرة فعلية على النقود ، مع وجود آخرين لديهم إمكانية الوصول الاحتياطي في حالة وجود شخصين أو أكثر. على سبيل المثال ، إذا كان سكرتير القسم يتحكم عادة بالنقود ، لكنها في إجازة ، يمكن للمدير وموظف آخر الوصول إلى الأموال النقدية معًا. وتسمى هذه الممارسة بالتحكم المزدوج ، وتحمي الحارس العادي من الاشتباه إذا كان هناك تباين خلال المراجعة.

تحذيرات

• حدد عتبات مقبولة للتناقضات النقدية وفرضها. إذا كانت المصروفات النثرية قصيرة الأجل ، فعليك اتخاذ إجراءات تصحيحية للوصي المالي وفقًا للسياسة.
• في الشركات الكبيرة ، تخضع المصروفات النثرية لعملية تنظيمية تُعرف باسم "التدقيق الداخلي". قبل إنشاء أو تغيير إجراءات المصروفات النثرية ، استشر أحد أعضاء فريق المراجعة الداخلية للشركة.