متى يجب عليك الحفاظ على الفواتير التجارية؟
يمكن الحفاظ على السجلات التجارية الجيدة الحفاظ على الشركة على أساس مالي قوي وحماية ضد النزاعات مع العملاء والدائنين. كما يمكنه المساعدة في إعداد الضرائب ومراجعة الحسابات الضريبية ، إذا لزم الأمر. على الرغم من أنها تمثل جزءًا صغيرًا من عملية حفظ السجلات ، إلا أن تتبع الفواتير وحفظها يمكن أن يساعد في موازنة الميزانية وإدارة حسابات أعمالك الدائنة والحسابات المستحقة.
الفواتير المستحقة
عندما يرسل لك مورد أو بائع أو مقاول أو مقدم خدمة فاتورة ، قم بتسجيل المعاملة في نسخة ورقية أو دفتر أستاذ إلكتروني أو برنامج. إرفاق نسخة من طلب أمر الشراء والشيك أو مستندات الإرسال الإلكترونية. إذا تم إرسال الفاتورة إلى شخص معين أو إدارة معينة ، فاحرص على ملاحظة ذلك في الفاتورة لأغراض التتبع وحفظ السجلات. ستساعد هذه العملية في وضع الميزانية وستقدم دليلاً على الدفع ، إذا كنت بحاجة إليه.
الفواتير المستحقة
عند إرسال فاتورة إلى عميل أو عميل ، قم بتسجيل المعاملة وإرفاق نسخة من الشيك أو الدفع الإلكتروني عند استلامها. إذا كان عليك إرسال عدة فواتير متابعة قبل استلام الدفعة ، فقم بإرفاق كل مستند تالٍ بالأصل لإنشاء مستند ورقي. كما تشمل نسخًا من المراسلات مع العميل الضال ، مثل إخطارات الرسوم المتأخرة أو تذكير بالالتزامات التعاقدية.
الغرض من الحفاظ على الفواتير
يمكن أن تساعدك المحافظة على فواتيرك في إثبات صحة بيانات الأرباح والخسائر مع دائرة الضرائب الأمريكية إذا تم اختيارك لإجراء مراجعة ، بالإضافة إلى دعم أرباحك وخصوماتك التي تم الإبلاغ عنها. يمكن أن يساعد وجود أرشيف للفاتورة أيضًا في إعداد الضرائب وتتبع النفقات والميزانية العامة للأعمال. يمكن أن تساعدك السجلات المالية لجميع الأنواع في تقييم أعمالك وتدقيقها بشكل ذاتي لضمان التخطيط المالي السليم وإجراءات المحاسبة.
الجداول الزمنية لحفظ الفواتير
توصي مصلحة الضرائب الأمريكية بالحفاظ على الفواتير التي من شأنها المساعدة في إثبات دخل أو استقطاعات الأعمال أثناء فترة التقادم الكاملة عند تغيير أو مراجعة السجلات الضريبية. هذا هو عموما ثلاث إلى سبع سنوات ، اعتمادا على الظروف. يمكن العثور على المخططات التفصيلية في منشور IRS 583 ، الجدول 3 ، فترة التقييدات ، الموجود في قسم المراجع من هذه المقالة. يمكنك اختيار الاحتفاظ بالسجلات لمدة أطول استنادًا إلى طبيعة نشاطك التجاري وعلاقات العميل / الموردين الفردية واتفاقات الدفع. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عقد مدته 10 سنوات مع أحد العملاء ، فإن الاحتفاظ بسجل لجميع الحسابات خلال الفترة التعاقدية يمكن أن يكون مفيدًا.