كيفية جعل جداول البيانات إكسل "للقراءة فقط" لأشخاص آخرين
عادةً ، إذا شاركت جدول بيانات Excel مع شخص ما ، فسيتمكن هذا الشخص من تحرير جدول البيانات بحرية. في بعض الحالات ، قد ترغب في إرسال أحد جداول البيانات إلى شخص ما ولكنك تريد أيضًا التأكد من أنه لا يقوم بتعديله عن طريق الخطأ أو عن قصد ، حتى تظل الأرقام دقيقة. يمكنك القيام بذلك عن طريق جعل جدول البيانات للقراءة فقط في Excel أو يمكنك تحويله من Excel إلى تنسيق آخر ، مثل ملف PDF أو حتى موقع ويب. تتوفر خيارات مماثلة لبرامج Office الشائعة الأخرى ، بما في ذلك Microsoft Word.
إكسل وقراءة فقط جداول البيانات
يمكنك جعل Excel يقوم بجدول بيانات بتنسيق للقراءة فقط للآخرين ، بحيث يتمكن الأشخاص من قراءة محتوياته دون تحريرها ، أو يمكنك فرض قيود محتوى أخرى.
للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" في قائمة الشريط ، ثم انقر فوق "معلومات". ثم ، انقر فوق "حماية المستند" واختر أحد الخيارات المقدمة. يؤدي النقر فوق "فتح دائمًا للقراءة فقط" إلى ضمان فتح المستند دائمًا ، بحيث لا يمكن للأشخاص تغييره ؛ سيسمح لك النقر فوق "تقييد الوصول" بتحديد خيارات أخرى للتحكم فيما إذا كان بإمكان الأشخاص تحرير الملف أو طباعته أم لا.
بمجرد تحديد الخيارات التي تريدها ، انقر فوق "نعم ، ابدأ بفرض الحماية " واختر ما إذا كنت ترغب في تقييد التحرير وأي خيارات أخرى ، مثل الطباعة لمستخدمي Windows أو حسابات Microsoft محددة أو لمعرفة ما إذا كنت ترغب في طلب كلمة مرور تحرير الملف. ضع في اعتبارك أن الأشخاص قد يتمكنوا من نسخ البيانات من جدول البيانات إلى جدول بيانات أو ملف آخر ، ثم تحريرها هناك إذا كانوا يرغبون في القيام بذلك.
حماية مصنف أو ورقة عمل
استخدم مصنف حماية Excel أو _protect worksheet_cotect لضبط عناصر تحكم أكثر دقة في جدول البيانات أو فقط على أجزاء من جدول البيانات. المصنف هو اسم آخر لملف جداول بيانات Excel ، في حين أن ورقة العمل هي علامة تبويب فردية لبيانات جدول البيانات داخل الملف.
لاستخدام هذه الميزات ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" في قائمة الشريط ، ثم انقر فوق "معلومات" و "حماية المصنف". انقر فوق "حماية الورقة الحالية" لتقييد التحرير في علامة تبويب ورقة العمل المفتوحة حاليًا أو "حماية بنية مصنف المصنف" للإعدادات التي تنطبق على الملف بأكمله. بشكل عام ، ستحتاج إلى تعيين كلمة مرور ستحتاج إلى إدخالها لإجراء تغييرات على هذا الملف. حفظ كلمة المرور أو تخزينها في مكان آمن ، كما هو الحال في برنامج إدارة كلمة المرور الآمنة.
استخدم Word Read Only الميزات
يحتوي Microsoft Word وأجزاء أخرى من Microsoft Office على أدوات مشابهة لجعل الملفات مقروءة فقط أو مقيدة بشكل آخر.
كما في Excel ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" في قائمة الشريط ؛ انقر فوق "معلومات" ثم انقر فوق "حماية المستند" لتقييد من يمكنه تحرير مستند Word الخاص بك. تتشابه الخيارات مع Excel ، وهناك أيضًا ميزة "تقييد التعديل" التي تسمح لك بتحديد أنواع محددة من التعديلات المسموح بها وغير المسموح بها. يمكنك أيضًا تقييد أنماط التنسيق التي يمكن استخدامها في المستند.
بمجرد الانتهاء من تحديد القيود التي تريدها ، انقر فوق "نعم ، ابدأ تنفيذ الحماية" وقم بتوزيع المستند.
التحويل إلى ملف PDF
هناك طريقة أخرى لحماية جدول البيانات أو مستند Word أو أي ملف آخر ، وهي إخراج الملف كملف PDF.
يمكن للعديد من البرامج - بما في ذلك برنامج Adobe Reader ومعظم متصفحات الويب المعاصرة - فتح ملفات PDF ، ولكن لا يمكن للبرامج تحرير ملفات PDF. على الرغم من أن برنامج تحرير PDF متاح بشكل عام ، فإنه من غير المحتمل أن يقوم شخص ما بتحرير ملف PDF عن طريق الخطأ مما يحدث دون قصد إجراء تغييرات أثناء التمرير خلال جدول بيانات أو مستند Word.
لإنشاء PDF ، استخدم مربع حوار الطباعة على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام التشغيل Windows أو MacOS. يمكنك حفظ الإخراج بتنسيق PDF وتوزيعه باستخدام البريد الإلكتروني أو أي أداة مراسلة أخرى.
يتمثل الجانب السلبي لاستخدام PDF لهذا الغرض في أنه قد يكون من الصعب تحديد البيانات والعمل معها ، إذا أراد أحدهم نسخ البيانات إلى ملف جدول بيانات جديد أو أن يقوم البرنامج تلقائيًا بمعالجة البيانات لإجراء عمليات حسابية.