كيفية عمل مذكرة الخصم

ملاحظة الخصم هي مستند يستخدم لتقديم إشعار ثانوي للمشترين. الهدف هو توجيه الانتباه إلى الدين وتذكير العميل بإجراء عملية دفع. تساعد مذكرة الخصم ، والمعروفة أيضًا باسم مذكرة الخصم ، العملاء الذين ربما فقدوا الفاتورة الأصلية أو خسروها. توفر المذكرة للعميل كل ما هو ضروري لتسوية الديون.

1.

احسب المبلغ الذي يدين به العميل. تشمل أي مصلحة أو رسوم في وقت متأخر.

2.

اكتب أو أرسل بالبريد الإلكتروني أو اليد اكتب مذكرة الخصم الخاصة بك. يتم كتابة مذكرة الخصم نموذجية في شكل خطاب. ومع ذلك ، قد تأخذ مذكرة الخصم أيضًا شكل بطاقة بريدية أو سند دفع مشابهًا لفاتورة.

3.

استخدم نغمة احترافية. اجعل الرسالة مهذبة ، لكن إلى حد ما. أبلغ العميل بأنك ترسل تذكيرًا لدفع رصيد الحساب أو تصحيح خطأ في الفوترة.

4.

اسم العناصر أو الخدمات التي تم شراؤها. يمكنك فقط تضمين وصف مختصر والكمية ، إن أمكن.

5.

قائمة كم يدين المشتري لتسوية الديون. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ، بما في ذلك العنوان البريدي ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

6.

حدد تاريخ الاستحقاق وأي رسوم متأخرة تنطبق. نظرًا لأن مذكرة الخصم ليست في الواقع فاتورة ، فلا يلزمك تضمين معلومات حول شروط الدفع أو طرق الدفع المقبولة.

7.

إرسال أو تسليم مذكرة الخصم إلى العميل. إذا لم يدفع العميل في موعد الاستحقاق ، فعليك إرسال إشعار خصم إضافي.