كيفية عمل جدول البيانات الذي يحافظ على مسار النفقات
قبل برامج مسك الدفاتر ، استخدم المحاسبون جداول بيانات مكتوبة بخط اليد لتتبع نفقات الأعمال. الآن يمكنك استخدام برامج ، مثل Excel لتصميم جداول بيانات النفقات والقيام بالرياضيات نيابة عنك ، ولكن المبدأ هو نفسه: تصنيف وقائمة وأداء إضافة. على عكس أساليب قاعدة البيانات في الحسابات مثل QuickBooks ، تسمح لك جداول البيانات بمشاهدة المزيد من المعلومات في وقت واحد.
تصنيف
تحدد الفئات التي تستخدمها في كل عمود من جدول بيانات نفقاتك كيفية تحطيم الطرق التي ينفق بها عملك الأموال. يمكنك استخدام الفئات المقدمة في نموذج الضرائب الخاص بجدول ضريبة الدخل C ، مثل تكلفة السلع المباعة ، واللوازم ، والمرافق ، والإيجار والاستهلاك. يقدم هذا الأسلوب ميزة السماح لك بنقل المعلومات بسهولة على جدول البيانات الخاص بك إلى النموذج الضريبي الخاص بك. بدلاً من ذلك ، يمكنك إضافة أعمدة للفئات ذات الصلة بشكل خاص بنشاطك التجاري والتي تساعدك على تتبع الربحية ، مثل تقسيم عمليات شراء المواد وفقًا للمنتجات التي سيتم استخدام هذه العناصر بها.
إنشاء جدول بيانات ليدجر
يمكن لجدول بيانات يتتبع النفقات أن يكون بمثابة دفتر أستاذ.
- استخدم الصف العلوي لكل عمود للفئات التي حددتها.
- استخدم العمود أقصى اليمين للتاريخ ، والعمود الثاني إلى اليسار لاسم البائع.
- أدخل مقدار كل حساب في العمود الذي يتوافق مع فئته.
- لحساب إجمالي المبلغ الذي أنفقته في إحدى الفئات ، أضف المبالغ في هذا العمود عن طريق إدراج صيغة ، إذا كنت تعمل مع برنامج جدول بيانات.
- إذا كنت تعمل مع دفتر يومية محاسبة بالقلم والورق ، فأضف مجاميع الأعمدة باستخدام الآلة الحاسبة.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك دفعت مبلغ 48.85 دولارًا أمريكيًا لإدارة المرافق بالمدينة في 1 حزيران. أدخل $ 48.85 في عمود "الأدوات المساعدة". استخدم الخط الذي يبدأ بـ "1 يونيو" واسم قسم المرافق في مدينتك.
إنشاء جدول بيانات ملخص النفقات
يمكن لنشاطك التجاري أيضًا استخدام جدول بيانات لتلخيص ومقارنة نفقاتك بمرور الوقت. يُعد تنسيق جدول البيانات مثاليًا لالتقاط مثل هذه النظرة العامة. وسوف تمكنك من رؤية بسرعة وبوضوح كيف تتغير النفقات الخاصة بك في كل فئة من شهر إلى شهر ، وكيف مقارنة النفقات الخاصة بك في فئات مختلفة.
- استخدم الأعمدة في أعلى الصفحة للأشهر.
- استخدم العمود الأيسر لكل فئة حساب.
- في كل خلية ، أدخل المبلغ الذي أنفقته على تلك الفئة خلال ذلك الشهر.
- إذا كنت تعمل مع برنامج جدول بيانات ، فأدخل صيغة في أقصى يمين كل سطر لاحتساب إجمالي النفقات في تلك الفئة للسنة.
- إذا كنت تعمل مع برنامج جداول البيانات ، فأضف صيغة في أسفل كل عمود لحساب إجمالي النفقات في كل الفئات لكل شهر.
- إذا كنت تعمل مع دفتر يومية محاسبة بالقلم والورق ، فأضف الصفوف والأعمدة مع الآلة الحاسبة.