كيفية إدارة الكثير من رسائل البريد الإلكتروني

صندوق البريد الإلكتروني الكامل هو مشكلة يمكن أن تزداد سوءًا بسرعة إذا تلقيت عددًا كبيرًا من الرسائل الجديدة كل يوم. قبل فترة طويلة ، قد تجد أن علبة الوارد تحتوي على مئات الرسائل ولا يمكنك تذكر أيها أكثر إلحاحًا. لإدارة صندوق بريدك الإلكتروني بفاعلية ، قلل من حجم الرسائل الواردة ، وأنشئ نظام ملفات فعال واطلب من الأشخاص الذين يتواصلون معك أن يجعلوا رسائلهم أكثر إنتاجية.

1.

تمكين الحماية من الرسائل غير المرغوب فيها في برنامج البريد الإلكتروني لتقليل حجم الرسائل غير المرغوب فيها. في Microsoft Outlook 2010 ، انقر فوق علامة التبويب "Home" في أعلى النافذة. انقر فوق الزر "غير المرغوب فيه" ، ثم انقر فوق "خيارات البريد الإلكتروني غير الهام". انقر فوق علامة التبويب "خيارات" الموجودة أعلى النافذة ، ثم انقر فوق "منخفض" أو "مرتفع" أو "قوائم آمنة فقط" لضبط مستوى الحماية. تقدم معظم برامج وخدمات البريد الإلكتروني شكلاً من أشكال الحماية ضد الرسائل غير المرغوب فيها.

2.

وضع علامة على الرسائل المهمة. تمنحك برامج البريد الإلكتروني مثل Microsoft Outlook القدرة على تمييز الرسائل ذات العلامات الملونة. هذا يجعل الرسائل الأكثر أهمية تبرز في البريد الوارد مع العديد من الرسائل.

3.

إنشاء مجلدات. إذا قمت بتخزين جميع رسائلك في صندوق الوارد الخاص بك ، فيمكنك بسهولة تفويت الرسائل الهامة أو نسيان الرسائل التي قرأتها وما زلت بحاجة إلى الرد عليها. تتضمن بعض مخططات حافظة البريد الإلكتروني المفيدة إنشاء مجلد لكل مرسل ، ومجلدات للمشروعات الجارية في العمل ، ومجلدات للرسائل التي تحتاج إلى الرد عليها بأسرع ما يمكن.

4.

اكتب استجابات قصيرة. يمكنك غالبًا التعبير عن العناصر الأكثر أهمية في إجابتك في بضع كلمات أو جمل بدلاً من صفحة كاملة. التواصل القصير يترك رسالتك أقل انفتاحًا للتأويل ، ويضمن عدم تفويت أهم الأجزاء ، ويشجع الآخرين على إرسال رسائل قصيرة إليك.

5.

اطلب من مرؤوسيك العمل لتركيب رسائلهم بطريقة أكثر فاعلية عن طريق إضافة مواضيع وصفية وتلخيص أو اقتباس الرسائل السابقة عند الرد. بالإضافة إلى ذلك ، اطلب منهم استخدام حقل Carbon Copy فقط عندما يحتاج طرف ثالث للحصول على نسخة. تعمل هذه الخطوات على تقليل الحجم الإجمالي للرسائل وتقليل مقدار الوقت اللازم للرد على الرسائل.

6.

يمكنك قراءة الرسائل والرد عليها مرة واحدة يوميًا إذا وجدت أن هذا البريد الإلكتروني يبقيك من المهام الأكثر أهمية. قم بمعالجة أهم الرسائل أولاً ، ثم قم بمعالجة العديد من الرسائل الأخرى التي لديك وقتًا لها. عند نفاد الوقت ، توقف الرسائل الأقل أهمية يمكن أن تنتظر.

7.

أنشئ مجلدًا "Archive" للرسائل القديمة جدًا التي من غير المحتمل أن تقرأها مرة أخرى. يتيح لك هذا العثور على الرسائل إذا لزم الأمر ، مع منعها من جعل الرسائل الحديثة أكثر صعوبة في العثور عليها.