كيف لتتبع الأموال المتداولة والمدفوعة باستخدام إكسل

تحتاج العديد من الشركات الصغيرة إلى نظام لتتبع الأموال المستحقة على العقود أو المشاريع. قد يدفع العملاء مع مرور الوقت أو في مراحل مختلفة ؛ وبالتالي يجب أن يكون لدى الشركات نظام موثوق لتتبع الإيرادات. على سبيل المثال ، قد يتتبع كاتب مستقل الأموال المستحقة لمشروع كبير للنسخ المكتوب على مراحل. برنامج Excel عبارة عن برنامج قوي يمكنه تتبع الأموال المستحقة والمدفوعة على مدار أي فترة زمنية.

باستخدام جداول بيانات Excel

يحتوي جدول بيانات Excel على أعمدة وصفوف قابلة للتخصيص. قدم لنفسك بضع صفوف من المساحة لإضافة أي معلومات عن العنوان وأقسام تلخيص تصف المال الذي تملكه. على سبيل المثال ، يمكن أن يتضمن العنوان اسم النشاط التجاري الذي يدين بالمال ولأي غرض: يمكن أن تحصل على الصف 1 ، العمود A بعنوان "شركة XYZ ؛ 10000 كلمة من النسخ."

يتم تعريف كل عمود بحرف ، ويتم تعريف الصف برقم ، بحيث يكون لكل خلية عنوان محدد. على سبيل المثال ، ابدأ في الخلية A4. استخدم هذا الصف لتعريف بيانات عمودك. العنوان الأعمدة: العمود A ، "تاريخ الدفع المستلم" ؛ العمود B ، "المبلغ المدفوع" ؛ والعمود C ، "Running Total."

إذا كنت جديدًا في Excel ، فقم بتسمية العمود ببساطة عن طريق النقر فوق الخلية التي ترغب في إضافة معلومات إليها ، ثم اكتبها. قد تلاحظ أن الأعمدة لا يتم ضبط حجمها بشكل صحيح ، مما يؤدي إلى إخفاء جزء من البيانات. قم بتغيير حجم الأعمدة عن طريق تحديد العمود الموجود أعلى جدول البيانات وتوجيه المؤشر إلى حافة العمود ؛ انقر فوق وحرك المؤشر إلى اليمين ، وتوسيع العمود. كرر لجميع الأعمدة المطلوبة.

إنشاء قسم إجمالي الجري

أدخل في البيانات الأولية تحت عناوين الأعمدة في الصف 5. وهذا يشمل تاريخ العقد والمبلغ الإجمالي المستحق للعمل. على سبيل المثال ، افترض أن عقد المشروع قد تم توقيعه في 8 حزيران 2017 بمبلغ 5000 دولار. في الخلية A5 ، أدخل تاريخ العقد: "6/8/2017". لأنه لم يتم دفع أي أموال بعد ، أدخل "$ 0" في الخلية B5. أدخل إجمالي المبلغ المستحق ، في هذا المثال "5000 دولار" ، في الخلية C5 ، عمود "إجمالي التشغيل".

إلى هذه النقطة ، ورقة Excel معلومات فقط. بعد ذلك ، قم بتحويل هذه المعلومات إلى جدول فعلي. حدد الخلية التي تم إدخالها لأول مرة ، في هذا المثال وهي الخلية A4 ، "Date Payment Received." استخدم القائمة Insert في أعلى الصفحة وحدد Table. (أو قائمة الجدول وانقر فوق الشكل المطلوب.) سيقوم Excel بملء الخلايا المستخدمة تلقائيًا في الصف 4 باللون الأزرق الداكن والخلايا المعبأة في الصف 5 باللون الأزرق الفاتح. (لاحظ أن الإصدارات المختلفة من Excel قد تحتوي على إجراءات مختلفة قليلاً لإدراج الجدول ، وستظل الصيغ تعمل دون تحويل المعلومات إلى جدول.)

يبدأ الدخول المدفوعات

استخدم الصف 6 وما بعده لإدخال المدفوعات وتتبعها. افترض أن الدفعة الأولى تمت في 1 تموز 2017 مقابل 100 دولار. أدخل التاريخ في الخلية A6: "7/1/2017." ثم أدخل "100 $" في الخلية B6. ويلزم خصم مبلغ 100 دولار من أصل المبلغ المستحق الأصلي البالغ 000 5 دولار. اكتب "= C5-B6" في الخلية C6 ، وهو عمود "إجمالي التشغيل" واضغط على إدخال. ستحسب المعادلة تلقائيًا المبلغ الجديد المستحق في الخلية C6: $ 4،900.

تلميح

• (يمكن استخدام B6 أو [المبلغ المدفوع] بالتبادل).

الجدول لديه القدرة على تمديد هذه المعادلة بشكل لا نهائي ببساطة عن طريق سحب الخلية في أسفل اليمين معظم أسفل. في هذه الحالة ، تكون الخلية الموجودة في أسفل اليمين هي C6 التي تم إدخال 4،900 دولار منها بالفعل. أسفل الزاوية اليمنى من C6 في الجدول سيكون "مقبض" الصندوق الصغير. هذا هو المكان المناسب للاستيلاء والسحب. يمتد الجدول لأسفل بقدر ما تقوم بسحبه ، مع تبديل الصفوف الزرقاء الداكنة الخفيفة للحصول على عرض أسهل.

سترى "4،900 $" يمتد في جميع الخلايا الممتدة في الصف C تحت Total Running. هذا لأنه لم يتم إجراء أي دفعات أخرى حتى الآن. (لا تقلق بشأن الخطأ الذي ينبهك لطرح الخلايا الفارغة.) عند ظهور الدفعة التالية في 1 آب 2017 مقابل 100 دولار ، أدخل "8/1/2017" في الخلية A7 و "100 دولار" في الخلية B7. عند إدخال الخلية A7 ، يقوم عمود "إجمالي التشغيل" تلقائيًا بضبط الخلية C7 (وما بعدها) ويعيد حساب الإجمالي إلى 4،800 دولار. استمر في إدخال الدفعات بهذه الطريقة كما تم تلقيها لمعرفة انخفاض إجمالي التشغيل.

تلميح

• لاحظ أن المدفوعات لا يجب أن تكون هي نفسها لمعادلة العمل في عمود "إجمالي التشغيل".

  إذا كنت تريد عرض خلايا التاريخ بشكل مختلف ، فيمكن تغيير النمط ضمن قائمة التنسيق.