أهمية وجود سجلات الجرد
تعرف قائمة مفصلة لحجم الشركة وتعقيدها ونطاقها بجرد السجلات ، وهي أداة إدارية رئيسية تستخدمها الشركات وأصحاب الشركات لضمان التشغيل الفعال. يتضمن سجل السجلات تفاصيل المعلومات المسجلة: التواريخ المعدة ، والأشخاص والمكاتب التي تحتفظ بالسجلات والوسيط المستخدم لتسجيل البيانات. جرد السجلات يساعد في الوظائف الإدارية ، مثل التخطيط ، والبقاء في حدود الميزانية وتحديد الحيازات معلومات الشركة.
خدمة العملاء
يضمن سجل المخزون المحدث السرعة والدقة عند التعامل مع العملاء والرد عليهم. على سبيل المثال ، عندما يتصل العملاء أو يستفسرون عن المشكلات المتعلقة بالمخزون ، يمكن لممثلي الشركة العثور على الإجابات وإصدارها بسرعة. إن معرفة السجلات المتاحة وأماكن العثور عليها يساعد مندوبي خدمة العملاء على التعامل مع الاستفسارات بسرعة وملء الطلبات بكفاءة ، مما يعطي العملاء انطباعًا أفضل عن المؤسسة. إذا واجه العملاء التأخير واضطروا إلى الانتظار للحصول على المنتجات أو الخدمات أو الإجابات ، فإنه يصور الشركة على أنها غير كفؤ وقد تقود العملاء إلى إيجاد شركات بديلة أو إلغاء الطلبات.
مراقبة النفقات
يمكن للشركات التي لديها مخزون سجلات حديث أن تتحكم بشكل أفضل في نفقاتها. على سبيل المثال ، يمكن للشركة أن تشتري من صانعي وموردين محددين بخصومات الجودة على أساس الموردين الذين يقدمون أفضل العروض على منتجات معينة. لجذب والحفاظ على العملاء المنتظمين ، يعرض المصنعين والموردين تخفيضات جذابة للشركات التي تشتري منتجاتها بالجملة. تساعد السجلات المحدّثة أيضًا على الإشارة إلى السلع التي تحتاج إلى إعادة تخزين وضمان أن الشركة تتجنب الشراء المفرط.
يوفر الوقت
يحفظ مخزون سجلات دقيق وقت موظفي قسم الجرد. وبالتالي ، يستطيع الموظفون الحصول على مزيد من الوقت للتركيز على الأنشطة الأخرى التي تعزز الأداء العام لشركتهم. على سبيل المثال ، يمكن للعمال توجيه وقتهم إلى ابتكار طرق أفضل لتنظيم المخزون. أنظمة الفهرسة والاسترجاع هي بعض المجالات المحددة التي يمكن أن تبحث فيها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للموظفين أيضا تنوير العاملين الآخرين في الشركة حول كيفية الوصول إلى معلومات المخزون بسرعة عندما يحتاجون إليها. كما يمكن للعاملين في مجال الجرد الحصول على فرصة لاستكشاف مهارات أخرى ، مثل تحليل البيانات ، وبحوث السوق والتسويق استناداً إلى التنبؤات من السجلات السابقة.
تحديد القضايا على وجه السرعة
يمكّن جرد دقيق للسجلات الشركة من تحديد المشاكل التي تؤثر على أدائها ، مثل فقدان المنتج من خلال الأضرار أو السرقة أو الأسباب غير المعروفة. إن مراقبة سجلات الجرد يساعد شركة ما على توفير الأموال من خلال اكتشاف المشكلات بمجرد ظهورها وليس في نهاية العام خلال الجرد السنوي. سواء كانت أخطاء من قبل مندوبي المبيعات أو الإجراءات التي تم تخطيها في المستودع أو الحقل ، يساعد المخزون الدقيق للسجلات في تحديد هذه المشكلات باستخدام الضوابط والتوازنات للتوفيق بين المبيعات.