الأهداف الرئيسية لأداء موظف الاستقبال
موظف استقبال أعمال صغير يقوم أكثر بكثير من تحية الزوار إلى مكتبك أو المكالمات الهاتفية المباشرة. عادة ما يعالج موظف الاستقبال عمليات التسليم ، ويعالج البريد ، ويوجه المكالمات الصادرة للمديرين ومحامي المقابض. تحصل الشركات الصغيرة على أقصى استفادة من موظفي الاستقبال لديها من خلال تعيين المهام المستمرة لملء وقت التوقف ، مثل إدارة اللوازم المكتبية ، والفواتير البسيطة ، وإدخال قواعد البيانات أو الكتابة ومراسلات التدقيق اللغوي. سوف يساعدك تحليل مخططك التنظيمي ووصف وظيفتك التفصيلي في الحصول على أقصى استفادة من وضع موظف الاستقبال الخاص بك.
اجعل اول انطباع جيد
غالباً ما يكون موظف الاستقبال هو الشخص الأول الذي يتصل به عملاؤك أو بائعيك. إذا كانت غير منظمة ، غير مألوفة مع موظفيك أو إداراتك أو غير مهذبة ، فإنها ترسل رسالة حول مدى تنظيم شركتك أو مدى جدية عملك التجاري. عيِّن قواعد اللباس لموظف الاستقبال الخاص بك ، مما قد يمنعها من المشاركة في فستان "Friday Friday". منع العلكة على مكتبها ، وتناول الغداء في منطقة الاستقبال ، وتشغيل الموسيقى أثناء العمل أو إضافة زخارف شخصية إلى محطة عملها.
تطلب منها إبقاء مكتبها نظيفًا ومراقبة جهاز الكمبيوتر الخاص بها بعيدًا عن الزائرين. تعرّف على موظف الاستقبال لدى العملاء والبائعين الرئيسيين حتى يتمكنوا من جعلهم يشعرون بالأهمية والقيمة من خلال تذكر أسمائهم ومعرفة شركاتهم وفهم ما يقومون به أو بيعه.
توفير الاتجار الفعال
عند وصول الزائرين والاتصال بالهاتف ، لا يجب على موظف الاستقبال أن يخمن أو يبحث عن مكان تواجد موظفيك. قم بتدريب موظف الاستقبال الخاص بك لتعرف بالضبط ما تفعله الشركة ، بما في ذلك المعرفة الأساسية للمنتج أو الخدمة حتى يفهم من جهات الاتصال الرئيسية وأين توجه الاستفسارات. تأكد من أنه يعرف كيف يتم تنظيم مكتبك حتى يتمكن من توجيه الطرود البريدية والبريد الإلكتروني وعملاء العملاء أو البائعين إلى الأشخاص المناسبين.
تدريبه حتى يكون على دراية بأفرادك ومواقعهم ، بما في ذلك النطق الصحيح لأي أسماء غير مألوفة. وضع إجراءات لقبول وتوقيع حزم ، وهو أمر مهم ليس فقط من وجهة نظر الكفاءة ، ولكن أيضا لتحسين السلامة وتقليل المسؤولية.
تحسين إنتاجية الاستقبال
قد يكون لدى موظف الاستقبال فترة توقف كبيرة خلال اليوم إذا كنت تتلقى مكالمات هاتفية غير محدودة وزائرين. يمكن لموقف موظف الاستقبال تحسين إنتاجيتك في مكان العمل عن طريق التعامل مع وظيفة كتابية واحدة أو أكثر. يقوم العديد من موظفي الاستقبال بإجراء الفواتير البسيطة وإدارة المخزون وفرز وتسليم البريد وتحديث مواقع الويب والتعامل مع إدخال قاعدة البيانات والمراسلات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني من حساب شامل إلى الإدارات المناسبة والحفاظ على سجلات الحضور. غالباً ما يعتمد المسؤولون التنفيذيون للشركات الصغيرة الذين ليس لديهم مساعدين شخصيين على موظفي الاستقبال لإعطاء العملاء انطباعًا بأنهم لديهم مساعدين عن طريق تعيين مهام مثل إجراء مكالمات هاتفية وتحديد المواعيد.
الحفاظ على معنويات المكتب
وكثيراً ما يكون موظف الاستقبال في شركة صغيرة هو "مبرد المياه البشري" للمكتب. معظم الموظفين لديهم بعض التواصل مع موظف الاستقبال على أساس يومي ، وكثيراً ما يقومون بمناقشة ومناقشة أخبار أماكن العمل. يدرك موظف الاستقبال خطط غداء المجموعات ويعرف ما إذا كان هناك شخص ما يعامل على غرفة الاستراحة أو لديه عيد ميلاد أو ينخرط أو يحصل على ترقية.
يمكن أن تكون بناءة في تحسين معنويات الشركة أو أن تكون مدمرة من خلال نشر الشائعات والقيل والقال. استفسر الموظفون عن آرائهم حول موظف الاستقبال لتحديد ما إذا كان تأثير إيجابي أو سلبي عندما يتعلق الأمر بمعنويات الموظفين.