قائمة الملفات للأعمال التجارية الصغيرة للاحتفاظ بها

تتنافس الشركات الصغيرة مع الشركات الكبرى التي تتمتع بموارد كبيرة ، كما يجب أن تكون مستعدة لعمليات التدقيق. ووفقًا لشركة فيديليتي ، فإن مالكي الشركات الصغيرة هم أكثر عرضة لعمليات تدقيق من الشركات لأن أصحاب الشركات الصغيرة هم أقل احتمالا في الحصول على ملفاتهم وبياناتهم. ومع وجود نظام التخطيط والتخطيط الصحيح ، يمكن لمالك الأعمال الصغيرة التأكد من أن لديه المستندات المناسبة في حالة خدمة الدخل الداخلي أو تدقيق التأمين.

ملفات العميل

تعد الملفات الورقية أو الإلكترونية للعملاء والمشاريع ضرورية في نظام حفظ الملفات. يجب على الشركات ، بغض النظر عن حجمها ، أن تحتفظ بسجل لجميع الترتيبات التجارية والاتفاقات والعقود والعملاء الذين تعاملوا معهم - ليس فقط من أجل المراجعة ولكن أيضًا في حالة وجود دعوى قضائية أو مشكلة قانونية أخرى. خلال عملية التدقيق ، يتطلب IRS ملفات العميل والمشروع فقط خلال السنوات الثلاث السابقة ، ولكن يمكن أن تحدث الدعاوى القضائية في أي وقت ، لذلك لا ينبغي للشركات الصغيرة تجاهل هذه الملفات. إذا كانت المساحة محدودة ، يمكن للشركات الصغيرة النظر في أنظمة التخزين والتخزين الإلكترونية.

الضرائب والملفات المالية

على الرغم من أن معظم أصحاب الشركات الصغيرة يستخدمون نوعًا من برامج المحاسبة ، إلا أن الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الورق أمر مهم. وينبغي أن تشمل هذه الملفات كشوف المرتبات ، ونفقات الأعمال ، وبيانات بطاقات الائتمان ، والبيانات المصرفية ، وإقرارات الضرائب السنوية ، والإقرارات الضريبية ربع السنوية ، والمخزونات ، وأشرطة تسجيل النقدية ، وسجلات السفر ، وبيانات المبيعات والدخل. إذا ذكر الإقرار الضريبي لمالك الشركة خسارة ، فإن مصلحة الضرائب توصي بالمحافظة على الملفات المالية والمستندات الضريبية المتعلقة بتلك الخسارة لمدة سبع سنوات. نظرًا لأن هذا هو الحال بالنسبة إلى العديد من مالكي الشركات الصغيرة ، احتفظ بسجلاتك المالية والضريبية السابقة لمدة سبع سنوات على الأقل.

ملفات الموظفين

يجب الاحتفاظ بملفات الموظفين ، بما في ذلك المتعاقدين من الباطن والمستقلين ، لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. يجب أن تتضمن هذه الملفات العقود والبيانات الضريبية وسجلات الرواتب والتأمين وأي استمارات أخرى قام الموظف بالتوقيع عليها خلال فترة وجوده لدى الشركة.

خطط العمل

يقوم معظم أصحاب الأعمال بجد واجتهدهم وخلق خطة عمل قبل البدء بشركتهم. تُعتبر خطط النشاط التجاري دليلاً إرشاديًا للمالك لضمان بقاء نشاطه التجاري على المسار الصحيح والنجاح. يجب على الشركات الصغيرة الحفاظ على خطط أعمالهم وأي ميزانيات تم إنشاؤها من تلك الخطط إلى أجل غير مسمى. حتى إذا تم تعديل أو استبدال خطة العمل الأصلية ، فيجب الاحتفاظ بها كملف مرجعي - خاصة إذا كانت خطة العمل مرتبطة بالأصول أو القروض الحالية.

ملفات اخرى

ستجمع الأعمال التجارية الصغيرة مجموعة متنوعة من الأوراق والملفات خلال تشغيلها. على الرغم من أن مصلحة الضرائب لا تتطلب ذلك ، توصي فيديليتي بحفظ ملفات إضافية مثل طلبات التوظيف ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات والتصاريح والتراخيص والعلامات التجارية وتقارير الحوادث ومواد التأسيس - لعمليات تدقيق أو دعاوى التأمين.