ما هي خطوط الاتصالات في الأعمال التجارية؟

إن التواصل الجيد هو عملية نقل واستقبال الرسائل بشكل فعال من وإلى الآخرين ، وفقًا لـ MindTools. الاتصال في العمل مهم بشكل خاص لأن المال والعملاء ورفاه الشركة على المحك. يحتاج كل نشاط تجاري إلى خطوط وعمليات اتصال قائمة بحيث يقوم الموظفون والمسؤولون التنفيذيون بتمرير الرسائل بشكل فعال إلى الأشخاص المناسبين. وبدون ذلك ، يمكن أن تصبح المكاتب غير منظمة وفوضوية ومرهقة. توجد عدة خطوط اتصال لتعزيز الانفتاح على المكتب.

خط السلطة

يجب على كل موظف أن يعرف من يجب التحدث إليه ، سواء فيما يتعلق بمسألة متعلقة بالعمل أو غير ذلك. إنشاء خط من قوة الاتصال حتى لا يسمع أحد في مكان العمل.

عبّر عن جميع المخاوف إلى نقطة اتصالك ما لم تكن لديك مشكلة خطيرة في شيء تقوم به جهة الاتصال - وفي هذه الحالة تذهب مباشرةً إلى الشخص التالي.

إذا كنت نقطة اتصال الموظف ، فتأكد من أن موظفيك يعلمون أنه ليس كل ما يخبرونك به سوف يصنعه للمديرين التنفيذيين ، ولكنه قد يكون كذلك. هذا سيشجع الناس على التفكير قبل التعبير عن ذلك حتى يتمكنوا من التواصل بطريقة محترمة وصديقة للرئيس التنفيذي.

إذا كنت نقطة اتصال أو مشرف ، فأخبر المرؤوسين قبل تمرير أحد مخاوفهم إلى مشرفك. في الغالب الاحترام ، سيبقي هذا علاقتك مع الموظفين صحيين وتواصليين.

الحفاظ على سياسة الباب المفتوح. تأكد من أن هؤلاء الذين يجيبون عليك يعرفون أنه يمكنهم الاقتراب من مخاوفك من خلال البريد الإلكتروني أو الهاتف أو زيارة المكتب مع إشعار مناسب.

خط التكنولوجيا

التكنولوجيا هي أداة الاتصال الرئيسية في مجال الأعمال التجارية ، لذلك يجب النظر في العديد من الأشياء وممارستها قبل ترحيل الرسائل الهامة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.

قبل الاتصال بنقطة الاتصال الخاصة بك ، تدوين الملاحظات حتى يكون لديك خطة متماسكة لنقل رسالتك. يجب أن تتضمن الملاحظات تحية وهدف وتفسير وعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. ستطلب مكالمة هاتفية منظمة بشكل جيد النتائج وستحظى بالاحترام من جهة الاتصال الخاصة بك. تكلم بوضوح وثقة.

كتابة بريد إلكتروني لطرح سؤال أو نقل رسالة يمكن أن يكون خط اتصال فعال إذا تم بشكل صحيح. يجب أن يكون البريد الإلكتروني للنشاط التجاري مختصًا ونغميًا وطويلًا بما يكفي للوصول إلى النقطة بشكل فعال. حدد هدف البريد الإلكتروني في الجملة الأولى ، ثم استخدم النص للرد على أي أسئلة أو شرح المزيد للبيان الافتتاحي. يجب أن تغلق الرسالة مع ملخص قصير ، وتسجيل الخروج واسمك.

التواصل الشخصي

التواصل في الشخص ينطوي على التواصل اللفظي وغير اللفظي ، وكلاهما ضروري للاتصال في مكان العمل ، والعمل معاً في التحدث والاستماع. يشبه اللفظي بدون الشفهي وجود قلم أو ورقة. سواء في اجتماع العمل أو التفاعل العرضي أو العرض ، توجد العديد من التقنيات اللفظية وغير اللفظية وسوف تعمل بشكل كبير على تحسين الاتصالات المكتبية.

عند التحدث ، يمكنك التحدث واستخدام نغمة واضحة وواضحة. لا تستخدم الحشو مثل "um" و "ah." اطلب الكثير من الأسئلة. إذا بدأت المحادثة ، فاعرف ما ستقوله بالضبط ، ثم امنح الفرصة للشخص الآخر للتحدث أثناء الاستماع باهتمام.

نهج الكلام منطقي ، وليس بحماس. استخدم الكلمات المحايدة التي لا تزال تنقل رسالتك. من المرجح أن يتعامل الناس مع رجال الأعمال ذوي المستوى الأعلى على نحو أكثر جدية من رجل أعمال عاطفي غير عقلاني. كن واضحا لكن لبقا.

استمع بصريا. يقول الاتصال غير اللفظي بقدر ما يتحدث اللفظي. بينما يتحدث شخص ما ، قف بشكل مستقيم ، إيماءة في الفهم ، وابتسم أو حافظ على نظرة ودية على وجهك.