ما الذي يمكن أن يفعله نظام تتبع إمدادات المكاتب لعملك؟

تعتمد قيمة نظام تتبع إمدادات المكاتب على حجم نشاطك التجاري وميزانيتك للوازم المكتب. ولكن حتى المكاتب الصغيرة يمكن أن تستفيد من تتبع اللوازم المكتبية بطريقة منظمة. سواء تم ذلك باستخدام جدول بيانات أو من خلال حلول مخصصة للأجهزة والبرامج ، فإن تتبع العرض يمكن أن يوفر لك المال ويساعد في منع حدوث حالات الطوارئ.

تتبع مكتب التموين

عادة ، تخصص الشركات مساحة تخزين مخصصة للإمدادات المكتبية. في أبسطها ، فإن الفضاء هو مكتب أو خزانة العرض. يتطلب تتبع العرض منك تخزين المستلزمات بشكل متكرر والاحتفاظ بسجلات للمواد الموجودة لديك أو حسب الطلب. يمكن للشركات الصغيرة إنجاز ذلك باستخدام جداول بيانات مكتوبة أو إلكترونية. والخطوة الأولى هي استخدام قارئ رموز شريط محمولة لتسجيل مستويات المخزون الحالية ونقل المعلومات إلى أنظمة البرامج. قد تكون هذه الأنظمة مخصصة لتتبع إمدادات المكاتب أو قد تتكامل مع برامج المحاسبة الخاصة بك. تقوم الشركات عادة بتعيين شخص أو أكثر ليكون مسؤولاً عن إدارة اللوازم المكتبية.

وفورات في التكاليف

يمكن أن يوفر لك تتبع العرض المال من خلال مساعدتك على منع الإفراط في الطلب والتحكم في الانكماش. غالباً ما تشتري الشركات غير المنضبطة التي لا تتبع الإمدادات إمدادات أكثر مما تحتاج لأنهم لا يريدون أن ينفدوا. يأكل طلب الإمداد المفرط رأس المال العامل للشركة ويربط الأموال التي يمكن استخدامها بشكل أفضل في مكان آخر. إن وجود عدد كبير جدًا من الإمدادات في متناول اليد يشغل مساحة تخزين إضافية وقد يجذب الموظفين الذين يعرفون أن النشاط التجاري لا يتتبع الإمدادات. وفقاً لاستطلاع هاريس التفاعلي الذي أجري عام 2006 ، فإن 58 بالمائة من العاملين في المكاتب يعترفون بسرقة اللوازم المكتبية. كما يؤدي الإفراط في الطلب إلى خلق تكاليف إضافية غير ضرورية متعلقة بالشراء والشحن والتفريغ. عند الدمج مع نظام الشراء ، يمكن أن يساعدك تتبع العرض في اكتشاف المشاكل مع مورّدين معينين ، مثل الشحنات القصيرة أو المتأخرة.

تكاليف الفرصة

الأعمال التجارية التي لا تتعقب الإمدادات المكتبية معرضة للمخزونات. قد لا يكون نقص مقاطع الورق سيئًا للغاية ، ولكن لنفترض أنك نفدت خراطيش الطابعة في منتصف إعداد المستندات الحساسة للوقت ، مثل اقتراحات المبيعات. إن الوقت الضائع المتضمن في الجري إلى المتجر - مع افتراض أن عملك بالقرب من متجر مفتوح - هو تكلفة فرصة. تحدث تكلفة فرصة أكبر إذا فاتك موعد نهائي لأنك لم تصل إلى الإمدادات الضرورية. على سبيل المثال ، إذا كان عليك تقديم عرض أسعار مطبوع لعقد تنافسي ، فقد يؤدي عدم وجود حبر طابعة أو ورقة مناسبة إلى منع التغييرات التي تحدث في اللحظة الأخيرة ، مما قد يقوض نجاحك. يمكن لتتبع العرض توفير تكاليف الفرصة البديلة هذه من خلال مساعدتك على ضمان عدم نفاد الإمدادات الضرورية.

مقياس اقتصادي

من خلال معرفة معدلات استخدام العرض ، يمكنك التنبؤ باحتياجات الشراء واستخدام هذه المعلومات لوضع أوامر مجمعة. قد يتم تعويض تكلفة الحصول على كمية كبيرة من بعض التوريدات في متناول اليد من خلال خصومات المبيعات ورسوم الشحن المخفضة أو المجانية لأوامر الشراء الكبيرة. يمكنك الانضمام حتى مع الشركات المحلية الأخرى وتشكيل مجموعة شراء لزيادة حجم مشترياتك والخصومات الناتجة. فقط من خلال تتبع اللوازم المكتبية ومعرفة متطلبات الاستخدام الخاصة بك يمكنك التأكد من أن الطلبات الكبيرة لها معنى اقتصادي.

تهذيب

ومن المزايا غير الملموسة ، ولكن الحقيقية لتتبع العرض ، هي الرسالة التي يرسلها: الأعمال التجارية ذات وعي بتكاليف عالية ومنضبطة. إدارة Haphazard من اللوازم المكتبية قد تكون من أعراض مشاكل أكثر خطورة داخل المنظمة. من الصعب تشجيع الكفاءة بين العاملين لديك دون وضع مثال على كفاءة إدارة التوريدات المكتبية. إذا كنت ملتزمًا بتوظيف "أفضل الممارسات" في جميع جوانب عملك ، فستعكس إجراءات تتبع عرض مكتبك هذا التفاني وتوفر درسًا موضوعيًا لموظفيك بخصوص فلسفة الإدارة الخاصة بك.