ماذا تتضمن وثائق الأعمال؟
يستخدم النشاط التجاري المستندات والتقارير لمشاركة المعلومات والبيانات والأرقام لتحسين العمليات والإدارة والمبيعات ، من بين أسباب أخرى. يشير مصطلح "وثائق العمل" عادة إلى عدة أنواع من المستندات والتقارير ، لكل منها أقسام ومحتويات مختلفة. اقرأ عن كل نوع من المستندات التي ترغب في كتابتها قبل صياغة الأقسام المطلوبة.
خطط العمل
خطة العمل هي أول وثيقة يكتبها صاحب العمل قبل بدء العمل وتقديم الخدمات. تتضمن وثيقة خطة العمل وصفًا للنشاط التجاري ، وقائمة بالخدمات والمنتجات التي سيتم تقديمها ، ومخططًا للإدارة الحالية والهياكل الإدارية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتضمن أيضًا قائمة بالمخاطر المرتبطة بإدارة الأعمال ، وتوقعات متوقعة للميزانية والمبيعات. إذا كان العمل هو تاجر الجملة ، ينبغي أيضا إدراج قائمة من الشركات المصنعة والمنتجات. تعمل خطة العمل كدليل لبدء وتشغيل العمل ، وعادة ما تكون مطلوبة إذا كان عملك يسعى للحصول على التمويل.
تقارير سنوية
التقارير السنوية هي مستندات مالية مكتوبة من قبل قسم المحاسبة أو الإدارة المالية لنشاط تجاري مرة واحدة في السنة. يتم كتابة هذا النوع من المستندات التجارية للمستثمرين ويتضمن تفاصيل الإيرادات والمصروفات ، بالإضافة إلى إجمالي الأصول والخصوم للشركة. تشمل الأقسام الأخرى الميزانيات التشغيلية ، والتنبؤات للسنة المالية القادمة ، والتغييرات التي تسعى الشركة إلى تحقيقها في المستقبل لتجنب العيوب المالية. لا تقوم جميع الشركات بإنشاء تقارير سنوية ، ولكن هناك حاجة إلى بعض التقارير للقيام بذلك ، بما في ذلك تلك ذات الأسهم المتداولة علنًا.
تقارير الأعمال
تقارير الأعمال هي تقارير مكتوبة تشترك في المعلومات أو البيانات ، غالبًا ما تكون متعلقة بالبحث عن مشروع أو حملة تسويقية أو إطلاق منتج جديد. تشتمل هذه الأنواع من التقارير على مقدمة وعرض تقديمي للبيانات والأبحاث التي تم العثور عليها ، وقائمة من الاقتراحات حول كيفية استخدام الشركة للبحث أو البيانات الخاصة بالمشروع أو الحملة التسويقية محل البحث ، واستنتاج يناقش الخطوات التالية. قد تكون بعض تقارير الأعمال بمثابة مقترحات مكتوبة ، مثل كيفية استهداف سوق متخصصة جديدة أو المنتجات التي تضيفها إلى خط إنتاج جديد.
وثائق محضر الاجتماع
"محاضر الاجتماعات" هي وثائق أعمال مكتوبة بعد عقد اجتماع داخل الشركة. تحدد وثيقة "محاضر الاجتماعات" الخطوط العريضة لمن كان حاضراً في الاجتماع ، وما هي المواضيع التي تمت مناقشتها ، وما هي النتائج التي تم التوصل إليها وما هو موجود على جدول الأعمال للمناسبات أو المشاريع التجارية القادمة. تتم مشاركة هذا المستند مع موظفي الشركة الذين قد لا يتمكنون من حضور الاجتماع شخصيًا ، ولكن يجب أن يكونوا على علم دائم بالقرارات التي يتم اتخاذها في اجتماعات الشركة. يتم أيضًا تقديم "محاضر الاجتماعات" للرجوع إليها في المستقبل.